팀원: “저희 팀장님은 급하지도 않은 일인데 재택근무 중인 저한테 자꾸 전화를 걸어요. 이메일로 남겨도 될 일 같은데 자꾸 그러시니까 집중에 방해도 되고 또 날 감시하려고 그러시나 싶기도 하고요.”
원격근무는 이제 흔한 일상이 되었습니다. 코로나 팬데믹이 종료되더라도 재택근무와 사무실 근무를 혼합한 ‘하이브리드’근무를 하겠다는 기업이 늘어나고 있고, 거점 오피스 근무, 여행지에서 업무와 휴식을 겸하는 ‘워케이션(work+vacation)’까지 다양한 원격근무 형태가 생겨나고 있습니다.
문제는 일하는 방식도 그에 맞춰 변화가 돼야 한다는 점이죠. 특히 비대면 소통을 어떻게 효율적으로 잘 할 수 있을지 다들 고민이 많은데요. 서두에 나온 팀원의 고민을 보면 오해가 생겨날 소지가 많아보입니다. 그야말로 지혜로운 소통의 원칙이 필요한데요. 원격근무 시대에 필요한 소통의 원칙 3가지를 알아보도록 하겠습니다.
#1. 긴급도와 복잡도에 따라 소통 채널을 구분하자!
누구는 이메일을 선호하고 누구는 전화를 선호하고 개인마다 편하게 생각하는 소통 채널이 다를 수 있습니다. 하지만 소통은 혼자 하는 것이 아니라 상대가 있으니 개인의 선호도를 고집해서는 안됩니다. 그보다는 어떤 상황에서 어떤 채널이 가장 효율적이고, 효과적인지를 따지는 것이 더 필요합니다.
소통해야 할 내용이 얼마나 복잡한가, 그리고 상대방의 피드백을 받을 때까지 여유가 있느냐 시급한가에 따라 구분해서 쓰는 것이 좋습니다. 비교적 단순한 내용인데 덜 급하다면 메신저 서비스를, 급하다면 전화를 사용하고요. 반면 복잡한 내용인데 시간적 여유가 있다면 이메일을, 시급하다면 화상회의에서 얘기를 나누는 것이 좋겠죠.
#2. 이메일 소통에서 중요한 것은 첫째도 둘째도 명확성!
원격근무를 하게 되면 이메일로 업무 지시나 요청을 하는 경우가 급격히 늘어나는데 이때는 ‘과하다 싶을 정도로 상세하게’ 소통하려는 자세가 필요합니다. 서로의 업무 상황이 눈에 보이지 않기 때문에 사무실 근무보다는 공유되는 맥락이 적기 때문이죠. 그래서 요청한 사람이 가지고 있는 정보와 요청 받는 사람이 가지고 있는 정보의 격차가 훨씬 커질 수가 있습니다.
따라서 업무 요청을 할 때는 업무에 대한 배경 설명, 원하는 아웃풋과 데드라인, 그리고 도움이 되는 정보들(히스토리, 참고자료 등)을 아주 명확하고 구체적으로 알려줘야 일을 두 번 세 번 하는 일이 없어집니다. 또 직접적인 요청 대상(To)과 참조 대상(CC)도 명확하게 구분해서 이메일을 보내야 하겠죠.
#3. 화상회의는 목적에 따라 타이트하게 관리하자!
재택근무를 하는 기업이 늘어나면서 줌 피로감(Zoom Fatigue)이라는 신조어가 생겼는데요. 실제로 화상회의가 대면회의보다 피로감이 더하다는 연구결과도 있습니다. 회상회의를 하는 동안 뇌파를 관찰해 보면 '감마파(인지 처리)'와 '베타파(주의력)'가 아주 높게 유지된다는 겁니다. 화상회의를 해보면 화면에 시선을 고정해야 한다는 압박감도 크고, 영상과 음성의 미묘한 차이 때문에 더 주의력을 기울이게 되는 경험을 다들 하게 되죠. 그래서 꼭 필요한 회의만 하고 목적에 따라 타이트하게 관리하는 것이 좋습니다.
첫째, 내용 공유 회의는 가능한 짧게 이뤄질 수 있게 ‘시간관리’에 힘을 쏟아야 하고요. 둘째, 아이디어 회의는 사전에 충분히 이슈를 공유하여 유의미한 얘기가 오갈 수 있도록 ‘발언의 질 관리’가 필요합니다. 셋째, 의사결정 회의는 꼭 필요한 사람만 참여할 수 있게 ‘멤버관리’를 잘해야겠죠. 즉, 결정을 책임질 사람, 결정을 실행할 사람, 결정에 도움되는 정보를 제공할 사람만 참여토록 하면 됩니다.
팬데믹 이전부터 원격근무를 실시해 온 국내 기업 중 한 곳은 이런 말을 남겼습니다. ‘더 자주 공유하되 방해는 줄여라’. 비대면 소통에서 우리가 가장 중요하게 고려해야 할 원칙이 아닐까 싶습니다.
HSG휴먼솔류션그룹 조미나 소장, 김미진 전문연구원
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