보고를 하는 구성원들은 고민입니다. “나름 열심히 준비한 내용을 보고 드리는데, 팀장님은 듣는 둥 마는 둥 하시는 것 같고… 보고가 다 끝나지도 않았는데 질문을 쏟아 내세요.” 여러분도 이런 생각 해보신 적 있나요? 보고를 준비하는 입장에선 정말 답답한 상황이죠.
그런데 같은 상황에서 팀장은 어떤 생각을 할까요? “도대체 핵심이 뭐야? 나한테 하고 싶은 말이 뭐야?”라며 구성원과 마찬가지로 답답해 합니다.
보고, 뭐부터 말해야 할까?
이런 상황을 없애려면 어떻게 해야 할까요? 솔루션을 찾기 위해서 다음 문제를 한 번 맞춰 보세요.
여러분은 한 고등학교의 교사입니다. 다음의 내용을 학생들에게 공지하려고 합니다. 학생들에게 알릴 첫 마디, 뭐라고 하시겠습니까?
오늘 세계고등학교의 김철민 교장은 다음주 목요일 세계고등학교의 전 교직원이 수원에서 열리는 새로운 교수법 세미나에 참가할 것이라고 말했다. 이 세미나에는 인류학자 김지후 박사, 세계대학 총장 박성일 총장, 미국 예일대 교육학교수 멧 브라운 박사, 수원 교육청 최정훈 교육감이 강연자로 참석할 예정이다. 특히 인류학자인 김지후 박사는 유력한 노벨상 수상 후보다. 그는 세미나에서 ‘인류학이 고등학교 필수 과목으로 지정되어야 한다’는 주장을 펼칠 예정인 것으로 알려졌다.
여러분이 교사라면, 어떤 말부터 알리시겠습니까? 바로 ‘다음 주 목요일 휴교’입니다. 왜 일까요? '학생의 입장'에서 가장 듣고 싶은 내용이기 때문입니다. 보고도 마찬가지로, 보고 받는 사람이 ‘듣고 싶은 내용부터’ 보고를 해야 합니다. 보고 받는 사람이 듣고 싶은 내용은 뭘까요? 교육학자인 버니스 매카시(Bernice McCarthy)박사는 인간의 뇌는 다음 ‘4단계’ 순서에 따라 정보를 받아들인다고 합니다.
그게 ‘뭔데?(What) → 왜 하는 건데?(Why) → 어떻게 할 건데?(How) → 그래서 뭘 얻는데?(What if?)’
위의 4단계에 따라서 보고를 한다면 보고 받는 사람의 머리 속에 쏙 박히는 전달이 되겠지요? 그런 보고법을 우리는 ‘결.근.방.기’라고 부릅니다. 하나씩 살펴 볼까요?
'보고 = 결근방기' 기억하자!
첫째, ‘결’은 결론으로, 보고의 Key Message입니다. 의외로 보고하러 가서 상황 설명부터 하는 사람이 많습니다. 핵심은 인턴 2명이 필요합니다 인데 요즘에 직원들이 바빠서 야근이 많고, 얼마나 힘들고 하는 서설을 길게 하는 거죠. 보고의 시작은 What이어야 보고 받는 사람이 관심을 갖고 집중하게 됩니다.
두번째 ‘근’은 근거입니다. ‘왜냐하면 이러한 상황과 근거들이 있기 때문입니다.’ 와 같은 결론이 나오게 된 배경입니다. What을 말한 후에 Why를 붙여야 내가 전하고 싶은 Key Message가 힘을 받게 됩니다.
세번째 ‘방’은 방법입니다. 구체적인 실행 방법과 계획이 나와야 보고 받는 사람도 적절한 결정을 할 수 있습니다.
마지막 ‘기’는 기대효과 입니다. 내가 앞서 주장한 ‘결론’에 대한 기대효과를 말하는 건데요, 이를 통해 내가 주장한 결론대로 진행함으로써 얻게 되는 베네핏, 이익을 강조할 수 있습니다.
보고는 핵심 위주로 해라, 여기서 핵심이 뭘까요? 바로 결.근.방.기 입니다. 보고 받는 사람의 머릿 속에 쏙 들어오는 보고를 하려면? 결.근.방.기! 이 네 글자 꼭 기억해 두세요! 구두 보고든 서면 보고든, 보고의 구조를 잡아 주는 유용한 툴이 될 겁니다.
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