업무를 하다 보면 수도 없이 많은 파일이 컴퓨터에 쌓이게 되죠. 그러다 보니 급한 때 파일을 찾지 못해 난처한 순간이 한 번쯤 있으실 텐데요. 아무리 많은 자료가 있어도 적재적소에 쓰지 못한다면 무용지물! 시간 낭비를 줄이고, 업무 효율을 높이기 위해서는 조금 번거롭더라도 폴더를 체계적으로 정리하는 습관이 중요해요. 그렇다면 업무용 컴퓨터 폴더 정리는 어떻게 시작할까요?
폴더 정리를 해야지 마음을 먹어도 바쁘고 번거롭다는 이유로 차일피일 미루게 되는데요. 폴더 정리를 하지 않으면 파일을 찾느라 허비하는 시간이 늘어날 수밖에 없어요. 최신 버전 파일을 찾지 못해 실수가 발생하거나 중요한 파일을 삭제하게 될 위험도 있죠. 또한 파일을 이곳저곳 늘어놓으면 지저분한 방에 있는 듯 정신이 산만하고, 집중력도 떨어진다는 사실!
자신만의 규칙을 정해 일관성 있게 파일 및 폴더를 관리하면 필요한 자료를 쉽게 찾을 수 있고, 업무의 효율성을 높이는 데 많은 도움이 돼요. 뿐만 아니라 업무상 실수를 줄일 수 있고, 업무 히스토리를 파악하는데도 효과적이랍니다.
폴더를 정리할 때는 최대한 카테고리를 단순화하고, 큰 것에서 작은 것 순으로 분류하는 것이 편리해요. 업무 성격에 따라 폴더 분류 기준은 달라질 수 있는데요. 대분류 폴더는 정기 업무 / 비정기 업무(프로젝트, 일회성) 폴더로 구분하는 것이 기본이에요. 하지만 매년 업무가 바뀌는 경우라면 연도별로 대분류를 나누는 것이 더 적합하죠. 대외 대응 업무가 많은 경우에는 대외 / 사내(팀 내) 등으로 구분하는 것도 좋은 방법이랍니다.
이외에 대분류에 포함시키면 좋은 폴더는 업무 외 개인 폴더와 임시 폴더인데요. 개인적으로 수집한 자료나 재직증명서, 휴가신청서, 포트폴리오 등은 업무 외 폴더에 넣어 따로 관리하는 것이 용이해요. 임시 폴더에는 임의로 보관할 파일들을 모아두되 주기적인 삭제 필수!
중분류에서는 업무명에 따라 폴더를 구분하고, 소분류에서는 구체적인 업무 내용이나 업무 일자 기준으로 폴더를 만들면 되는데요. 예를 들어 중분류에서 A 제품, B 제품 폴더를 만들고, 소분류에서 기획안, 제안서, 보고서 등으로 나누거나 10, 11, 12월로 구분하면 효율적이에요.
폴더 개수가 많아지면 폴더를 찾고, 관리하는 것도 번거워지죠. 폴더명을 만들 때 넘버링을 해 정렬을 하면 한눈에 폴더를 보기가 쉬워져요. 넘버링을 할 때는 영어나 한글보다는 01, 02…99 또는 001, 002…999 등으로 작성하는 것을 추천해요. 그래야만 폴더를 무한 생성할 수 있는 것은 물론 순차 정렬이 용이해 가독성이 훨씬 높아져요.
넘버링 순서를 정할 때는 자주 사용하거나 중요도가 높은 폴더가 상단에 배치되도록 하고, 비슷한 업무는 가까운 숫자로 묶거나 1-1, 1-2 등 하위 폴더로 구분하면 편리해요. 넘버링 대신 ‘날짜_업무명(ex. 221116_A프로젝트)’으로 폴더명을 기재하는 것도 좋은 방법이에요. 업무를 시작한 날짜를 기준으로 폴더명을 기재하면 업무 히스토리를 파악하는 데 많은 도움이 되겠죠.
파일명을 붙일 때도 네이밍 규칙을 정해 일관되게 이를 지키는 것이 중요해요. 업무 구분, 업무명, 날짜, 버전 등을 파일명에 포함시키는 일반적인데요. [보고], [기획], [발표] 등 업무 구분이나 날짜를 접두사에 넣고, 접미사에는 히스토리를 파악할 수 있게 v1.0, v1.1 등으로 버전을 기록하죠. 최종 버전을 헷갈리지 않으려면 Final을 의미하는 ‘f’, ‘fin’을 접미사에 쓰는 것도 좋은 방법이랍니다. (파일명 예시. ‘[기획] 휴비스 신소재 프로젝트_221116_v1.0’ / 221116_휴비스 친환경 소재 개발_보고서_v2.0_f)
자신만의 기준을 정해 폴더와 파일을 정리하려면 많은 시간과 노력이 필요하지만 한 번 시스템을 갖추면 일잘러에 한 걸음 더 다가갈 수 있어요. 특히 한 해가 마무리되어가는 이 시점에 폴더를 정리한다면 자신의 업무 성과를 되짚어볼 수 있는 뜻깊은 시간이 될 거예요. 😊
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