“전화 받고, 서류 요청에 응대하고, 갑자기 떨어진 상사의 오더도 쳐내고, 수시로 뜨는 메신저 창에 답하고… 휴식 시간도 없이 엄청 바쁘게 시간을 쓰고 있는데 정작 제 업무 성과는 지지부진해요. 제가 뭘 잘못하고 있는 거죠?
아웃풋에 집중 못하고 인풋에 허우적거리는 우리
요즘 직장인의 하루를 딱 한마디로 하면 ‘분주함’일 겁니다. 업무 지시와 요청은 이메일이나 카카오톡으로 시도 때도 없이 떨어지고 다양한 채널을 통한 ‘말 걸기’가 끝도 없이 들이닥치죠. 외부로부터 들어오는 ‘인풋’이 워낙 많다는 건데요. 한 연구에 따르면 사무직 근로자들은 평균 11분에 한 번씩 이메일, 메신저 알림, 전화 등에 의해 주의력이 분산된다고 합니다. 더욱이 최근에는 코로나 사태로 인해 하루에도 몇 번씩 울리는 ‘안전 문자’까지 가세했으니 뭔가를 진득하게 붙잡고 있기가 정말 힘들어졌죠. 우리가 만들어내는 ‘아웃풋’에 집중할 시간이 계속 방해를 받고 있는 겁니다.
뇌를 혹사 시키는 멀티태스킹
우리가 흔히 착각하고 있는 것 중에 하나가 바로 ‘멀티태스킹’에 관한 건데요. 실제로 뇌는 한번에 하나의 일에만 집중할 수 있습니다. 그런데 음악을 들으며 보고서를 쓰고 메신저에 답을 하고 있다면 뇌는 음악과 보고서와 메신저를 오가는 과정을 빠르게 반복해야 하죠.
이 일에서 저 일로 계속 주의를 전환하는 것(Switch-tasking)이라는 얘기인데요. 문제는 이 과정이 뇌에 엄청난 에너지를 소모하게 하고 스트레스 호르몬인 코르티솔을 분비 시킨다는 겁니다. 읽어야 할 메시지가 있다는 걸 아는 것 만으로도 스트레스 호르몬이 생성된다고 하니까 멀티태스킹이 뇌를 효율적으로 사용하는 거라는 인식은 아주 잘못된 것이죠. 그래서 전문가들은 효율성과 효과성 둘 다를 위해 한번에 하나의 일에만 집중하는 싱글태스킹(Single-tasking)을 권합니다.
싱글태스킹을 위한 공통의 룰을 만들자!
여러 사람이 함께 일하는 조직에서 싱글태스킹을 하려면 서로 간에 합의된 룰이 필요하겠죠. 대표적인 것이 요즘 많이 도입하고 있는 ‘집중근무시간’인데요. 대개 하루 2시간 정도를 각자 본인 업무에만 집중하는 시간으로 정하는 겁니다. 통화나 메신저는 물론 주변 동료에게 질문·요청하는 것도 자제하고 심지어 거래처에도 긴급한 일이 아니라면 나중에 전화해 주길 부탁한다고 하죠.
다음으로, 리더가 구성원을 부르는 호출 시간에 대해서도 변화를 줄 수 있습니다. 리더가 불편함을 감수하고 배려를 할 의지가 있다면 말이죠. 보통 상사의 호출이 문제가 되는 것은 급작스럽거나 너무 잦거나 하는 건데요. 그래서 호출 시간대를 하루에 최대 2개로 미리 정해 놓을 수 있습니다. '맥스 투(Max 2)'라고 하는데요, 오전에 1시간, 오후에 1시간 호출 가능한 시간 이외에는 상사의 호출에 방해 받지 않고 업무에 집중할 수 있게 하는 겁니다. 마지막 하나 더, 곧바로 확인이 필요한 사항이 아니면 이메일이나 예약 문자를 활용하자고 룰을 정하는 것도 좋은 방법입니다.
개인은 몰입을 위한 자신만의 룰을 만들자!
출근길에 “오늘 꼭 이 일을 먼저 해치우겠다.”고 다짐을 했지만 사무실 책상에 앉아 컴퓨터를 켜자마자 곧바로 ‘이 일’이 제쳐지는 순간을 경험해 보았을텐데요. 이메일을 읽고 답장을 하느라 이미 주의가 흐트러지고 또 ‘이 일’보다 더 쉬운 일을 발견하면 그냥 그것부터 잡게 되는 겁니다. 이런 현상을 막으려면 개인은 인스턴트 메시지와 거리두기를 어느 정도 할 필요가 있는데요. 가령, 업무를 시작한 다음 2시간 동안은 이메일과 메신저를 열지 않는다거나 메일은 하루 3번만 확인하기, SNS는 특정 시간을 정해 확인하기 등과 같은 자신만의 룰을 정할 수 있습니다. 처음에는 다소 불편하고 불안할 수 있지만 하나의 일에 몰입하는 시간이 늘어나고 생산성이 좋아지는 걸 체감하게 되면 왜 진작 이러지 않았을까 하는 생각까지 들게 될 겁니다.
지금, 나는, 그리고 우리 팀은 이것 저것 하느라 분주하기만 한 것인가? 아니면 중요한 것에 초점을 맞추느라 열중하고 있는가? 곰곰이 따져봐야 할 것 같습니다. 그래야 한정된 시간에 정말 ‘워크스마트’ 하는 거니까요.
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