우리는 매일 소통을 하며 살아가죠. 가족이나 친구와 같은 작은 집단 뿐만 아니라 학교나 직장, 또는 SNS와 같은 온라인에서도 매일 누군가와 커뮤니케이션을 하는데요. 소통은 단순히 사실을 전달하는 것 뿐만 아니라 나의 의견을 표현하고 설득하는 중요한 수단이 되죠. 직장생활에서는 '프리젠테이션'이라는 형식을 통해 커뮤니케이션 과정이 이루어지는 경우가 많은데요. 단순히 업무 현황을 보고하는 것 뿐만 아니라 새로운 프로젝트를 소개하고 설득하는 일련의 과정이 프리젠테이션을 통해 이루어집니다.
하지만 사람들 앞에서 말을 한다는 건 누구에게나 어렵고 힘든 과제로 다가오는데요. 프리젠테이션은 단순히 대화하는 것과는 달라서 몇 가지 기본 원칙을 알고 있으면 좀 더 프로페셔널하게 진행할 수 있답니다. 상대방에게 효과적으로 메시지를 던지고 내가 원하는 방향으로 의견을 모을 수 있는 프리젠테이션의 5가지 팁을 알아볼게요.
● 발표 시간은 15분 내외로 간결하게!
발표 내용이 아무리 잘 구성됐다 하더라도 청중들이 메시지에 집중할 수 있는 시간은 10~15분 내외입니다. 이보다 짧으면 내용이 허술해 보일 수 있고, 더 길어지면 말하고자 하는 메시지의 임팩트가 떨어지기 때문입니다. 직장 내에서 프레젠테이션을 하게 되면 시간 제한을 따로 두지 않는 경우가 대부분인데, 스스로 적정 시간을 정해두고 그 안에서 내용을 효과적으로 전달할 수 있도록 준비하는 것이 중요합니다. 이때, 정한 시간의 100%를 꽉 채워서 준비하면 실전에서는 그 시간을 넘기게 되는 경우가 많으므로 90% 정도만 준비하는 것이 좋습니다.
● 오프닝은 기발하게, 클로징은 강력하게!
오프닝과 클로징은 스스로 구성한 총 발표 시간에 맞춰 유연하게 조절하되, 너무 짧거나 길지 않아야 합니다. 먼저 오프닝 멘트는 경직된 분위기를 살짝 풀어주는 간단한 인사말이나 기존의 상식이나 선입견을 깨 버리는 멘트, 또는 당돌한 질문으로 한 번에 이목을 집중시키는 전략이 필요합니다. 이른바 ‘아이스 브레이킹’을 통해 어려운 상대와의 대화나 경직된 분위기에서 편안한 첫 인상을 준다면, 당신의 프리젠테이션의 반은 성공한 것입니다.
클로징의 경우에는 핵심 내용을 정리하며 전하고자 하는 메시지를 강렬하게 전해야 합니다. 지나치게 디테일하게 정리하면 지루하기 쉬우며, 프레젠테이션 내용에 어느 정도 궁금증을 가지고 끝이 나게 하면 더 오래 기억에 남게 할 수 있습니다. 내용에 대한 자신만의 통찰력과 이를 단번에 이해시킬 수 있는 ‘비유’가 더해진다면 더할 나위 없는 프리젠테이션이 될 것입니다.
● 모든 말과 행동은 자신감 있게!
발표자의 시선, 목소리, 제스처는 청중과 교감하고 집중시키며 신뢰를 주는 가장 중요한 요소입니다. 시선은 청중들의 눈을 천천히 일정 시간 동안 번갈아가며 바라보거나, 발표 전에 어떤 곳을 응시할지 3군데 정도 미리 포인트를 정해 놓고 교차해서 보면 청중으로 하여금 차분한 느낌을 줄 수 있습니다. 목소리와 제스처 역시 되도록 크고 뚜렷하게 하는 것이 자신감이 있어 보이고, 내용을 더욱 설득적으로 전달할 수 있게 하는 방법입니다. 이러한 몸짓을 통해 결국 시각 자료가 아닌 발표자에게 스포트라이트가 가도록 하고, 청중들로 하여금 발표자에 대한 신뢰를 메시지에 대한 신뢰로 확장시킬 수 있게 됩니다.
● 자료에만 의존하지 말고 유연하게!
많은 직장인들이 프레젠테이션을 준비할 때 가장 많은 시간을 투자하는 것이 바로 시각 자료 완성입니다. 발표의 내용을 일목요연하게 정리하고, 주제를 효과적으로 전달하기 위해 꼭 필요한 것이 시각 자료이지만, 다량의 텍스트를 첨부하고 그것을 그대로 읽어 나가는 것은 좋은 인상을 주지 않습니다. 또 프리젠테이션이 진행되는 동안 자신이 발표할 내용을 적은 스크립트를 그대로 읽는 것 또한 좋은 발표자의 자세는 아닙니다. 청중의 반응을 실시간으로 살피고, 눈을 맞추고, 가벼운 대화를 주고받으며 전체적으로 교감하는 분위기에서 프레젠테이션을 진행해야 원하는 메세지를 설득력 있게 전달할 수 있다는 것을 잊지 말아야 합니다.
● 돌발 변수에 대처하기 위한 연습은 철저하게!
아무리 자료를 잘 준비하고 화술이 뛰어나다 하더라도 돌발적인 상황에 우왕좌왕하거나 당황한 채 엉뚱한 논리를 펼치는 등 실수를 하지 않기 위해서는 연습이 필수적입니다. 내용을 완전히 숙지하고, 제스처와 동선까지 섬세하게 고려하며 실제 발표하듯 시뮬레이션을 거듭해야 성공적인 프리젠테이션을 완성할 수 있습니다. 타이머를 맞춰 놓고 말하는 속도와 PPT 페이지를 넘기는 타이밍, 중간 중간 쉬는 타이밍을 철저히 계산하는 것도 연습 없이는 그 효과를 제대로 발휘할 수 없습니다. 아주 중요한 프레젠테이션의 경우에는 녹음, 녹화 등을 통해 리허설을 해보면서 부족하거나 부자연스러운 부분을 고쳐 나가려는 노력이 필요합니다.
지금까지 좋은 프리젠테이션을 하기 위한 5가지 기본 수칙을 알아봤습니다. 물론 경우에 따라 여러가지 돌발 상황이 발생하겠지만 프리젠테이션 또한 사람을 상대하는 ‘커뮤니케이션’의 한 종류임을 인지하고 이에 따른 기본에 충실한다면 좋은 프리젠터로서 역량을 발휘할 수 있을 것입니다.
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