직장 생활에서 모든 업무의 기초라고 할 수 있는 보고서 쓰기! 하지만 글쓰기에 자신 없는 직장인들에게는 가장 어려운 일이기도 합니다. 글쓰기에 자신이 있다고 하더라도 보고서를 작성하는 건 일반적인 글쓰기와는 조금 다를 수 있는데요. 세계적인 인터넷 기업 아마존의 성장 비결이 ‘보고서’에 있다고 제프 베조스 회장이 말했듯이 직장에서 보고서 작성은 매우 중요한 일이라고 할 수 있습니다.
업무의 전 과정을 요약하여 담아내기에 보고서만 잘 써도 일 잘하는 직원으로 인정받을 수 있죠. 그만큼 직장 내 커뮤니케이션의 핵심이라고 말할 수 있습니다. 보고서는 상사의 빠르고 정확한 의사 결정을 돕기 위한 것이기에 ‘이해하기 쉽고, 명확하게’ 쓰는 것이 가장 중요한데요. 그러면 지금부터 업무의 성과가 높아지는 보고서, 한눈에 보일 수 있게 잘 쓸 수 있는 방법을 소개하도록 하겠습니다.
목적을 파악하고, 설계도를 그리자!
어떤 글이든 쓰는 목적이 있는 것처럼 보고서를 쓸 때도 누구에게 쓸 것인지, 왜 써야 하는지에 대한 목적을 먼저 파악해야 합니다. 그리고 설계작업을 하여 글을 쓸 수 있는 뼈대를 잡도록 합니다. 큰 흐름을 잡는 일이라고도 볼 수 있겠죠. 흐름을 잡아 놓아야 나중에 내용을 채워 넣을 때 중요한 사항들을 빠뜨리지 않고 분별하여 넣을 수 있습니다.
흐름을 잡았다면 소제목을 한번 작성해 볼게요. 소제목에는 핵심적인 메시지가 들어가야 한다는 사실을 잊지 마세요. 이제 소제목에 해당하는 내용을 써야 할 차례인데요. 내용에는 사실을 분석하고 해석하는 글, 의미를 파악하여 보고서를 통해 상사가 알아야 할 요점 위주로 서술합니다. 그리고 문제점이 있다면 문제의 원인과 해결책까지 제시해 주면 더할 나위 없는 보고서가 될 것입니다. 이때 객관적인 자료들은 보고서의 이해를 돕는데요. 자료들은 분석을 통해서 서로 유사한 정보가 있다면 묶어서 정리를 하는 것이 중요합니다. 중요한 것은 자신의 관점이 아닌 상대방의 관점으로 생각하고 정리를 해 나가야 한다는 것입니다.
결론 먼저 제시, 자료는 최대한 쉽고 간단하게!
보고서를 작성할 때 배경과 현황에서부터 문제점을 분석하고 해결책을 내는 과정까지 순차적으로 문서를 작성하는 것도 좋지만, 결론을 먼저 제시하고 시작하는 두괄식 구성도 추천합니다. 챙겨야 할 업무가 많은 직장 생활에서는 시간과 여유가 없기에 핵심만 간결하게 보고하는 것이 중요하기 때문이죠. 이럴 때는 핵심 문장을 처음에 배치하고 그 다음에 결론에 따른 근거를 배치에 나갑니다.
글의 문장은 장황하지 않게 단문으로 쓰고 쉽고 정확한 단어를 사용하여 쓰는 것이 좋습니다. 불필요한 접속사나 부사는 쓰지 않고 너무 많은 내용을 보고서에 담지 않습니다. 깔끔하게 정리될 수 있게 1장에서 2장 정도를 추천합니다.
이제 요약하고 분석해 놓은 자료를 첨부할 차례인데요. 통계를 정확하게 분석해서 분석 결과를 이해하기 쉬운 문구들로 간단하게 적어야 합니다. 꼭 들어가야 하는 내용을 객관적인 지표로 누구나 알아볼 수 있게 작성하는 것이 중요합니다. 그리고 앞으로 진행해야 할 업무 방향을 명확하게 설명하는 내용도 빠뜨리지 마세요.
보고서는 타이밍과 메시지다!
보고서 한 장이 업무 능력을 말해줄 수 있습니다. 타이밍을 지키는 건 기본 중의 기본이라고 할 수 있겠죠. 대부분 직장인은 보고서를 글쓰기의 하나로 보지만 상사는 그 한 장의 보고서로 직원의 능력을 봅니다. 보고서 한 장에 직원의 이해력과 사고력, 소통 능력까지 가늠할 수 있다는 말이죠. 그래서 보고서를 작성할 때는 업무의 핵심 내용과 더불어 자신이 말하고자 하는 메시지가 들어가야 합니다. 이 모든 것들은 해당 실무를 완벽하게 이해했을 때 나올 수 있기도 하고요. 문제를 정확히 이해하고 해결하는 사고력이 뛰어나지 않으면 글을 잘 쓸 수 없기에 보고서를 잘 쓰는 직원은 어떤 업무를 맡겨도 기대 이상으로 잘 해낼 거라는 믿음을 갖게 합니다.
이렇게 자신의 포트폴리오가 될 수 있는 보고서, 기본만 잘 지켜도 완벽해질 수 있는데요. 1페이지의 잘 쓴 보고서로 여러분의 능력을 보여주세요. 더불어 여러분들의 성공적인 직장 생활을 응원합니다.
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