새로운 프로젝트를 시작하며 해외로 지방으로 출장이 잦은 고 과장. “유럽 출장 갔다 왔다며? 좋았겠다?”라는 김 과장 말에 고 과장은 한숨을 푹 쉬며 말한다. “영수증 처리 해야 되잖아…. 언제 다 하냐고. 출장 보고서도 써야 되는데. 휴…“ 옆에 있던 김 과장도 아차 하는 표정으로 말했다. “아!! 나도 지난 주에 지방 다녀온 거 결제 올려야 되는데. 출장보다 영수증 처리하다가 시간 다 잡아먹는다니까!”
워크 다이어트, 성공과 실패의 한 끗 차이는?
전표 처리, 수기로 인사부 카드 작성, 월간 회의 자료 만들기, 주간 보고 등. 많은 회사들이 겪고 있는 워크 다이어트 대상이었는데, 잘 됐나요? 아니면 요요현상이 생겼나요?
많은 회사들이 ‘생산적’으로 일하기 위해 워크 다이어트를 시도합니다. 그런데 해 보니 어떤가요? “저는 확연히 업무가 정리 됐어요. 줄어든 업무도 많고요.”라는 긍정 반응도 많지만, “담당자만 힘빼고 있어요. ㅠㅠ”, “다시 제자리로 돌아갔어요.”라는 부정 반응도 만만치 않습니다. 도대체 성공과 실패의 차이는 뭘까요?
첫째, ( )일을 없애자?!
‘불필요한 일을 없애자!’ 이 말은 맞는 말일까요? 불필요한 일을 없애자고 하면, 리더는 ‘이건 이래서 필요하고, 그건 시간도 별로 안 드는데 해야지’라는 이유로 일을 없애지 못합니다. 구성원 역시 여태 이런 일을 하고 있었냐고 질책 받을까봐, 혹은 이게 얼마나 중요한데 왜 없애느냐는 꾸중을 들을까봐 불필요한 일을 선뜻 꺼내지 못합니다. 워크 다이어트 성공을 위해 중요한 건 ‘버릴 업무를 명확하게 정의’하는 겁니다.
예를 들어, 한 전자회사의 고객센터에서 제품 수리 후, 한 달 간격으로 계속 해피콜 문자 보내는 업무를 생각해 볼까요? AS센터의 본질은 제품을 제대로 고쳐 고객이 불편함 없이 사용하도록 해 주는 것입니다. 그럼 한 달 간격으로 문자 보내는 업무는 없애고 제품을 어떻게 하면 더 제대로 빠르게 고칠지에 집중하는 것이 더 성과가 오르지 않을까요? 다이어트할 업무는 ‘불필요한’ 일이 아니라 상대적으로 ‘본질과 거리가 먼’ 일이어야 하는 거죠.
둘째, 워크 다이어트는 업무 줄이는게 목적이다?
무작정 굶어 목표 체중에 맞춘 사람과 식이요법과 운동을 병행해 목표 체중을 맞춘 사람이 있습니다. 둘 다 원하는 몸무게를 달성했으니 성공한 걸까요? 다이어트의 진짜 목적인 건강을 생각한다면 후자가 성공한 사람이겠죠? 다이어트를 할 때 가장 중요한 건 지방은 줄이지만 근육은 늘려야 하는 것이니까요. 그럼 워크 다이어트는 어떨까요?
워크 다이어트라고 하면 ‘일이 좀 줄어드니 쉬엄쉬엄 일하거나 칼퇴할 수 있겠네?’ 라는 오해를 하는 경우가 많습니다. 이건 굶어서 빼는 다이어트와 같겠죠. 오해하지 마세요. 워크 다이어트는 일을 줄이려고 하는 게 아닙니다. 부가가치가 낮은 업무를 줄여서 부가가치가 높은 업무에 집중해 성과를 높이기 위한 것이라는 걸요.
셋째, 이번에 제대로 해서 끝내자?!
“작년에 워크 다이어트 열심히 했었는데, 또 다이어트할 업무들이 생겼어요.” “다 줄인 줄 알았는데 다시 옛날로 돌아갔어요.” 워크 다이어트 역시 요요현상이 생깁니다. 일하던 방식을 바꾸는 건 굉장히 어려운 일이죠. 그래서 워크 다이어트에 성공한 기업들은 ‘매년’ 혹은 ‘주기적으로’ 워크 다이어트를 합니다. H기업 역시 ‘매년 업무 15% 줄이기’를 목표로 꾸준히 다이어트를 하고 있습니다. 작년에 나왔지만 실천하지 못한 건 다시 하고, 새로 생긴 업무도 점검해 업무의 비효율을 제거합니다. 덕분에 이 기업은 비용 집행 결재 단계가 8단계에서 4단계로 줄어 들었고, 90여 개에 달했던 사내 문서 양식도 33개 내외로 정리됐다고 합니다. 우리 몸에도 살이 계속 붙는 것처럼 업무에도 군더더기는 계속 생기니 주기적으로 점검해 요요현상을 막아 주세요.
주어진 시간에 더 좋은 성과를 내야 하는 시대. ‘부가가치 높은 업무’를 더 많이 하려면 덜 중요한 업무는 줄여야겠죠? 올해도 워크 다이어트를 통해서 성과를 높이는 모든 직장인들을 응원합니다!
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