학창 시절, 오랫만에 책상에 앉아 시험공부라고 할라치면.. 괜히 책상 정리부터 시작했던 경험 다들 있으시죠? 왠지 책상 정리를 해야 공부도 잘 될 것 같은 그런 느낌? 우리 다 알잖아요~ 그런데 업무도 마찬가지랍니다.
일 잘하기 위한 방법 중 거창하지는 않지만 바로 실천해서 효과를 볼 수 있는 것이 ‘정리정돈’인데요. 어디에 어떤 서류가 있는지도 확인하기 어렵게 이것 저것 쌓아놓은 책상에서 일하면 업무 효율이 떨어질 수 있죠. 또 남에게 피해를 주는 건 아니지만 보기에 좋지 않아 직장 동료나 상사가 좋지 않게 생각할 수도 있고요.
다들 아시겠지만 주변 환경을 정리하는 것도 '습관'입니다.
정리정돈을 습관화하기 위해서는 단순하게 규칙을 정해 반복하는 방법이 있는데요. 오늘은 몇 가지 팁을 알려드리려고 합니다. 일 잘할 수 있는 정리정돈 스킬, 차근차근 따라하며 내 방식에 맞게 적용시켜 보세요!
#책상 편
● 책상 위에는 ‘ing’서류만!
아무리 업무를 컴퓨터로 본다지만, 일하다 보면 매일같이 각종 서류들과 마주하게 되는데요. 제때 정리해주지 않으면 책상에 이미 처리한 서류는 물론이고 각종 영수증, 이면지 등 일과 관계 없는 종이들까지~ 쌓이고 쌓이면 이걸 정리하는 것도 일이 되는데요.
그래서 한 가지 규칙을 만들어 둔다면~ 책상 위에는 현재 진행 중인 서류만 올려두자!인데요. 이미 완료된 서류는 날짜별, 업무별로 파일에 모아두시면 현재 진행 중인 서류와 섞일 일도 없고 나중에 다시 찾아보기에도 좋습니다. 다시 볼 일이 없는 서류라면 과감히 버려주세요.
● 명함은 스마트폰 어플을 이용해 저장
업무상 명함을 주고 받을 일은 끝이 없는데요. 명함 지갑에 그냥 넣어두시거나 책상 위에 그냥 무심코 올려논 명함들 많으시죠? 처음엔 몇장 되지 않아도 계속해서 쌓이다 보면 꼭 정리가 필요하죠. 예전엔 명함 홀더를 사용해서 ㄱ,ㄴ,ㄷ 순이나 카테고리별로 정리하는 일들이 많았지만 최근엔 스마트폰 어플로 명함 정리를 할 수 있다는 거!
명함 관리 어플을 받아서 사진 한 장만 촬영하면 똑똑한 어플이 알아서 내용을 정리해줍니다. 정리되지 않은 명함들로 지저분했던 책상이 깨끗해짐은 물론 인맥 관리도 더욱 스마트해진답니다.
● 퇴근 5분 전, 간단히 책상정리
퇴근 전 내 자리를 한번 돌아보고 책상을 정리하는 습관, 별 것 아닌 것처럼 보여도 깨끗한 책상을 유지하는 데 일등공신일 것 같아요. 위에서 언급했던 서류 정리, 쓰레기 버리기 등을 퇴근 전 그날그날 바로 정리해주는 겁니다.
아침에 출근해서 쌓인 먼지는 물티슈로 싹 한번 닦아도 좋고요. 깨끗한 책상에서 업무를 시작하면 오전부터 상쾌하면서도 새로운 마음 가짐으로 시작할 수 있어요! 오랜 시간이 걸리지 않으니, 퇴근 전 5분만 시간을 내서 정리해보아요.
#컴퓨터 편
● 1단계 : 불필요하고 오래된 파일 지우기
책상과 마찬가지로 컴퓨터에도 파일이 쌓이면 나중에 정말 필요한 파일을 찾기가 어렵습니다. 우선 공간의 확보를 위해 기존 파일부터 정리하는 게 좋아요. 컴퓨터 용량을 무한 신뢰하고 각종 정보와 미팅, 희의 자료 등을 모두 저장해서 갖고 있는 분들이 있는데요. 컴퓨터가 느려질 수도 있고, 만에 하나 컴퓨터가 바이러스라도 걸리면 참담한 결과가 남을 수 있어요. 필요 없는 문서는 과감하게 삭제하고 중요 문서는 백업이 필요해요. 그리고 자주 사용하지 않을 것 같은 서류는 외장하드로 따로 저장해 두는 것도 방법이랍니다.
● 2단계 : 업무별로 폴더 분류하기
파일이 중구난방으로 있으면 필요할 때 찾아보는 데 시간도 오래 걸리고 별다른 규칙 없이 흐트러진 파일은 보기에도 좋지 않은데요. 업무의 범위와 양은 갈수록 방대해지기 때문에 처음부터 폴더별로 제대로 분류하는 건 필수이겠죠!
처음에 기준을 잘 잡아 분류하는 습관을 가진다면 정리하는 게 크게 어렵지는 않을 것입니다. 크게는 업무별로 폴더를 정리하고 범위에 따라 대분류-중분류-소분류로 나눠주세요.
● 3단계: 폴더 이름 앞에 넘버링하기
폴더 이름 앞에 ‘[01] 회사자료’, ‘[02] 보고서’와 같이 자주 보는 폴더 순으로 넘버링을 하면 폴더가 추가되더라도 배치 순서가 변경되지 않기 때문에 헷갈릴 일이 없습니다.
다만, 카테고리를 너무 많이 나누지 않게 주의하세요! 너무 세분화할 경우 무엇이 어디에 있는지 찾기 어려워지는 경우가 많아요. 효율적으로 일을 하기 위해서 정보의 주제와 목적을 똑똑하게 따져 카테고리를 단순화해야 합니다.
오늘은 책상 편, 컴퓨터 편으로 나누어 업무 중 정리하는 법에 대해 알아보았습니다. 이미 알고 계신 분도 있을 거고 지금이라도 정리를 제대로 시작해보려는 분도 있을 것 같은데요. 지금 시작한다고 너무 걱정하지 마세요. 앞으로 정리를 잘 해나가는 게 중요합니다. 정리를 잘 하지 못했던 분이라도 습관화만 잘 한다면 완벽한 정리정돈은 더 이상 남의 이야기가 아닐 거에요!
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