직장생활을 하면 '공부머리'와는 다른 '일머리'가 필요하죠. 업무를 잘 처리하려면 여러 방면에 다양한 능력이 필요하지만 그 중 정말 중요한 것이 바로 '보고 스킬'이 아닐까 싶습니다. 상사에게 보고만 잘해도 업무의 효율성을 크게 높일 수 있고 더불어 자신에 대한 상사의 신뢰도도 함께 높아지게 됩니다. 그런데 그게 생각보다 쉽지 않죠.
보고를 할 때마다 상사에게 싫은 소리를 듣는다거나, 보고를 하고 돌아오면 뭔가 일이 더 많아지는 상황이 생기기도 합니다. 그러다 보니 보고는 해야겠는데 조심스러워지죠? 그래서 타이밍을 놓치고 상사는 더 화를 내고.. 끊임없는 악순환..
자! 그렇다면 보고스피치 어떻게 해야 할까요?
① 보고스피치에서 가장 중요한 것은 상사의 '니즈'가 무엇인지 먼저 파악하는 것입니다.
그러려면 업무지시를 받는 그 순간부터 주의를 기울여야 하는데요. 상사가 자신에게 무엇을 원하는지 정확하게 인지해야 합니다. 대충 알아듣고 업무를 추진한다면 열심히 하고도 일을 망칠 수 있습니다. 그러니 업무지시를 ‘잘’ 받는 것부터 주의를 기울이세요. 상사의 지시를 이해한 것으로 끝내지 마시고 자신이 이해한 것이 맞는지 상사에게 다시 한 번 확인해 보시기 바랍니다.
② 두 번째로 중요한 것은 '타이밍'입니다.
미흡하게 보고하면 상사에게 꾸지람을 들을까봐, 또는 상사가 바쁠까봐 등등 상사에 대한 배려심(?) 때문에 보고를 늦추는 경우가 있습니다. 특히 신입사원의 경우 상사와 마주하는 것이 어려워서 업무 보고를 한 번에 몰아서 하려고 하는데요. 이것 역시 일을 망치고 업무 진행을 더 힘들게 할 수 있습니다. 중간보고를 생략하는 경우 일의 방향이 완전히 잘못되어서 수정이 훨씬 더 힘들어 질 수 있으니까요. 그러니 상사를 배려하면서도 자신의 칼퇴근을 보장 받고 싶다면 중간 중간 업무 보고하는 습관은 필수!입니다.
③ 보고스피치를 잘하기 위한 세 번째 스킬의 비밀은 바로 ‘두괄식’에 있습니다.
이전 회의스피치에서도 PREP기법을 이야기 하며 두괄식 스피치에 대해 이야기 한 적이 있었지요? 말하고자 하는 포인트를 먼저 던져놓고 그 이유에 대해서는 뒤에 언급을 하는 스피치기법입니다. 보고스피치에서도 아주 유용한 스킬인데요. 예를 들어볼까요?
이과장 : 김대리, 박람회에 참가한 업체들 브로셔 모두 챙겨 왔지?
김대리 : 아. 과장님, 그게요. 제가 현장에 가보니까요 브로셔만 가지고서는 도움이 안 될 것 같더라고요, 그래서 제가 부스마다 돌면서 설명을 다 들어봤습니다. 그리고 노트에 설명을 꼼꼼하게 적어 봤는데요. 여기 업체가 보니까....
이과장 : 그러니까. 브로셔는 몇 개나 챙겨왔냐고??
이유를 먼저 언급하다 보니 정작 이과장의 질문에 대한 대답은 빼놓은 상황이 되어 버렸습니다.
이 보고를 두괄식에 맞게 풀어가 볼까요?
이과장 : 김대리, 박람회에 참가한 업체들 브로셔 모두 챙겨 왔지?
김대리 : 네. 50개 업체 중 30개 정도 챙겨왔습니다. 제가 현장에 가보니까요 브로셔만 가지고서는 도움이 안 될 것 같더라고요. 그래서 제가 부스마다 돌면서 설명을 다 들어봤습니다. 그리고 노트에 설명을 꼼꼼하게 적느라 시간이 좀 걸렸습니다.
이과장 : 아, 그래? 노트도 같이 좀 볼까? 어쨌든 현장에서 김대리가 고생 많았구만.
어떤가요? 제대로 일을 하고도 보고를 어떻게 하느냐에 따라서 능력을 제대로 평가 받느냐 그렇지 않느냐가 결정되어질 수 있습니다.
④ 네 번째 보고스피치 스킬은 ‘명확한 표현’입니다.
애매모호한 표현 때문에 상사와의 소통이 꼬이는 경우가 많은데요. 이것도 예를 들어볼게요.
- 업체가 상당히 많이 참석했습니다.
- 꽤 오랫동안 진행했습니다.
- 다음 주 내로 마무리하겠습니다.
보고를 할 때는 명확하게 수치화시키는 것이 좋습니다.
- 참석한 업체가 120여개로 상당히 많았습니다.
- (박람회가 보통 3일 정도 진행하는데요.) 이번 박람회는 5일 동안 진행했습니다.
- 다음 주 수요일 오전 안으로 마무리하겠습니다.
⑤ 보고할 때 말끝을 흐리지 마셔요.
말끝을 흐리는 사람에게 자신감과 신뢰감을 느끼는 사람은 아무도 없습니다. 말은 배우지 않고 연습하지 않아도 할 수는 있습니다. 하지만 상황에 맞게 ‘잘’ 할 수는 없지요. 운동이나 악기를 잘하기 위해서 연습이 필요하듯이 말하기도 연습을 통해 충분히 좋아질 수 있습니다. 조금만 관심을 가지고 연습해 보셔요. ‘말’은 세상을 좀 더 풍요롭게 사는데 확실한 도움을 주는 도구니까요.
댓글
