사회 초년생뿐만 아니라 생각보다 많은 직장인들이 거래처와 업무 미팅 매너에 대해서 정확히 알지 못해 난감해하는 경우가 많습니다. 신입사원이라는 이유로 실수도 용납되던 시기가 지나고 나면 더더욱 업무 미팅 매너는 중요한데요. 사소한 실수로 이미지를 떨어뜨리고 싶지 않다면 직급에 상관없이 지금 이 글을 주목해주세요!
소소하지만 주변에 물어보기에는 민망했던 것들을 하나하나 체크해 드리겠습니다.
■ “홍길동하세요, 안녕입니다?” 쉬운 듯 어려운 인사 잘하려면?
사회 초년생 시절, 사회 생활 조언을 요청했을 때 가장 많이 들었던 것이 바로 '인사 잘하기' 입니다. 그만큼 첫인상을 결정하는 인사가 중요하다는 것을 뜻합니다. 그런데 사회생활을 조금이라도 해보신 분들은 '인사 잘하기'가 말처럼 쉽지 않다는 것을 느끼셨을 겁니다. 적당한 타이밍을 찾는 것부터 고개는 얼마나 숙여야 할지, 사소한 것들이 인사를 어렵게 만드는데요. 쉬운 듯 어려운 거래처 미팅 시 인사에 대해서 알아보실까요?
가장 기본적인 인사는 30도 정도 허리를 굽혀서 하는 인사입니다. 거래처와의 인사에서도 30도 정도로 허리를 굽히고 인사하는 것이 가장 좋습니다. 스스로를 소개할 때는 이름과 소속 담당업무를 간단하게 소개합니다. 거래처 미팅 시에는 자사 사람을 타사 사람에게 먼저 소개해야 합니다.
사회에 나간 지 얼마 되지 않았다면 악수를 먼저 할 일은 많지 않으실텐데요. 보통 윗사람이 아랫사람에게 악수를 청하는 것이 예의이기 때문이죠. 윗사람과 악수 시에는 허리를 살짝 숙이거나 왼손으로 오른손을 받치는 등 예의를 갖추는 것이 좋습니다.
■ 명함을 언제 건넬지 타이밍만 노리고 있다면?
생애 첫 명함을 받았던 순간이 생각나시나요? 거래처와의 미팅에서 멋지게 명함을 건네는 직장인의 모습! 많이 보셨죠? 하지만 막상 직장인이 된 후 지갑 속에서 명함은 꺼냈지만 언제 건네야 할지 타이밍을 몰라 명함을 쥔 손이 앞뒤로 머뭇거리기를 반복해본 경험, 다들 있으신가요? (혹시 저만??? ......)
명함은 직장인에게는 얼굴과도 같습니다. 나의 얼굴과도 같은 명함을 주고받을 때 기본적인 매너만 지켜도 여러분이 꿈꾸던 프로페셔널한 느낌의 직장인으로 상대방에게 각인될 수 있습니다. 명함을 보관하는 것부터 전달하고 나서까지 명함 예절의 A to Z를 확인하세요!
첫째, 명함은 명함지갑에서 꺼내서 건넵니다.
직장인에게 얼굴과도 같은 명함을 아무 데나 보관해선 안 되겠죠. 명함지갑에 깔끔하게 보관된 명함이 건넬 때도 상대방에게 더욱 신뢰감을 줄 수 있습니다. 부족함이 없도록 충분한 양을 항상 준비해주는 것도 중요합니다. 명함을 건넬 때는 양손으로 건네며 상대방이 바로 읽을 수 있는 방향으로 정보가 가려지지 않도록 전달하는 것이 좋습니다.
둘째, 명함을 건네는 순서는 어떻게 될까요?
내가 먼저 건네는 것인지, 받은 후에 건네는 것인지 헷갈리며 동공지진은 그만! 명쾌하게 알려드리겠습니다. 명함을 건넬 때는 직급이 낮은 사람이 먼저 건네는 것이 맞습니다. 하지만 다른 회사에 방문한 경우라면 직급과 상관없이 방문한 사람이 먼저 건네는 것이 예의입니다. 거래처 미팅에 두 사람 이상이 동행한 경우에는 높은 직급의 사람이 상대방에게 먼저 건네는 것이 맞습니다.
셋째, 명함을 받은 후에는 어떻게 해야 할까요?
명함을 건네받은 후 바로 지갑 속으로 넣는 것의 예의가 아닙니다. 명함의 정보를 보며 간단한 질문을 던지는 것이 좋습니다. 이후 받은 명함은 오른쪽 하단에 미팅이 마무리될 때까지 올려 둡니다. 명함을 받은 후 사무실로 돌아와 기억하기 좋은 몇 가지를 명함과 함께 메모해 둔다면 완벽한 명함 예절이 완성되지 않을까요?
■ 얼굴이 보이지 않는 상황에서 실수하지 않으려면?
전송을 누르는 순간 되돌릴 수 없는 이메일
평소에는 잘 사용하지 않는 이메일이지만 회사에서는 커뮤니케이션 대부분이 이메일을 통해서 진행될 만큼 자주 사용하게 되는데요. 이메일은 얼굴을 보지도 않고, 목소리도 들리지 않아 자칫 오해를 살 수 있기 때문에 더욱 신중하게 작성해야 합니다. 제목부터 마무리까지 깔끔한 이메일을 작성하는 꿀팁을 확인해보실까요?
①제목
‘제곧내’ 라는 말 들어보셨나요? 바로 제목이 곧 내용이라는 뜻인데요. 업무 메일의 경우 제목만 보고도 대략적인 내용을 파악할 수 있어야 합니다. 대괄호를 이용해서 이메일을 보내는 목적을 표시해 주는 것도 좋은 방법입니다. 예를 들어 [요청], [긴급], [문의] 등 제목 시작 전에 이메일의 성격을 표시한다면 메일을 받는 입장에서 업무 구분을 빠르게 진행할 수 있지 않을까요?
②본문
인사가 중요하다는 것은 위에서도 언급하였는데요. 이메일에서도 인사말은 매우 중요합니다. 누구에게 보내며 누가 보냈다는 것을 시작과 함께 언급해 주어야 합니다. 인사 이후 이어지는 내용은 간결하고 정확하게 전달해야 합니다. 첨부파일이 있으면 첨부파일의 유무를 메일 내용에서 밝혀주는 것이 좋습니다.
③마무리
메일 작성을 완료하였다면 마지막으로 점검을 해야 합니다. 발신인과 수신인은 제대로 지정하였는지, 업무 관련된 사람을 참조에 넣었는지, 첨부파일을 빠뜨리지는 않았는지, 오타는 없는지 등을 꼼꼼하게 확인해야 합니다. 전송을 누르는 순간부터는 수정이 불가하기 때문에 보내기 전 꼭 확인해 주어야 합니다.
언제나 긴장되는 전화벨 소리
'따르릉~' 사회생활을 얼마 하지 않은 분들에게는 전화 소리만 들어도 심장이 두근두근하기 시작할 텐데요. 어떤 인사말로 전화를 받아야 할지, 어떻게 마무리해야 할지, 실수하지 않을까 전화통화가 마무리될 때까지 긴장을 늦출 수가 없습니다.
거래처로부터 전화가 왔을 때 수화기를 들고 가장 먼저 해야 할 말은 무엇일까요? 개인적인 전화를 받듯이 “여보세요?”라고 말하는 순간 상대방은 몹시 의아해할 것입니다. 가장 먼저 해야 할 말은 “여보세요”가 아닌 바로 자기 소개 입니다. 회사마다 인사말이 조금씩 다를 수는 있겠지만 기본적으로 사명, 팀 혹은 담당업무, 이름을 밝히는 것이 순서입니다.
거래처에서 잘 모르는 내용에 대해 질문했을 경우, 확인되지 않은 정보를 전달하지 말고 확인 후 다시 전화 드리겠다고 말하는 것이 좋습니다.
사회에 첫발을 내밀고 적응하는 과정에서 어려웠던 부분에 대해서 질문받았을 경우 업무적인 것보다 인사나 업무 예절에 관한 것들이 어려웠다고 답변을 주는 사람들이 굉장히 많았는데요. 사소한 것이라는 생각에 쉽게 질문하기가 망설여졌기 때문이 아닐까요?
정확하고 신속한 업무 처리뿐만 아니라 업무적으로 만나는 사람들에게 좋은 인상을 남기는 것 또한 매우 중요합니다. 좋은 인상은 인사를 하고 명함을 건네는 순간부터 시작입니다. 시작이 반이라는 말처럼 좋은 인상을 남기는 힘찬 시작으로 여러분의 사회생활을 응원합니다!
▲ 위 이미지는 인용의 목적으로 사용되었습니다. [출처-MBC 무한도전]
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