직장인이라면 평균 1일 1회 이상, 적게는 주 2~3회 정도 크고 작은 회의에 참석한다고 해요. 하지만 직장인을 대상으로 한 설문에 따르면 응답자의 70% 이상이 ‘회의가 시간 낭비라고 느껴진 적 있다’고 답했는데요. 회의를 어떻게 준비하고, 진행하느냐에 따라 회의 시간은 물론 회의의 결과물과 만족도까지 달라질 수 있다는 사실! 그렇다면 효율적인 회의 진행을 위한 TIP을 함께 살펴볼까요?
만약 직접 회의를 주체하거나 진행하는 담당자라면 회의 전 회의 안건을 명확하게 정리하는 것이 중요해요. 회의 중 다른 이야기로 넘어가더라도 안건이 명확하면 핵심을 놓치지 않고, 빠르게 결론에 도달할 수 있죠. 또한 안건에 따라 참석자가 달라질 수 있기 때문에 안건을 결정한 후, 필수 참석자를 선별해 회의 일정을 조율하는 것이 효율적이에요.
회의 참석자가 확정되면 회의 주요 안건과 발표 자료를 미리 공유하는 것도 중요한데요. 다른 참석자들의 피드백을 통해 발표 자료를 보완할 수 있고, 회의 참석자들 역시 회의를 조금 더 꼼꼼히 준비할 수 있죠. 사전에 회의 진행 순서와 소요 시간도 미리 정해두면 시간 낭비 없이 체계적으로 회의를 진행하는데 많은 도움이 될 거예요.
회의가 어떤 유형인지에 따라 진행 방식을 달리할 필요가 있는데요. 자유롭게 아이디어를 내는 회의라면 발표보다는 참석자들에게 발언권을 최대한 많이 부여하는 것이 좋겠죠. 이견이 생겨 합의가 필요한 상황이라면 주요 쟁점과 각자의 입장을 스크린이나 칠판에 작성하고, 논점을 벗어난 이야기는 진행자가 제재시켜야 효과적으로 진행이 가능해요. 의사 결정이 필요한 회의라면 결정권이 있는 담당자 위주로 참석하고, 공평하게 발언권을 부여한 후 회의 시간 내에 합의점을 이끌어내는 것이 무엇보다 중요하답니다.
성과 없이 회의가 마무리 되지 않도록 회의 막바지에는 반드시 회의 목표에 부합하는 뚜렷한 결론을 도출해야 해요. 또한 누가/언제/무엇을 실행할지에 대한 구체적인 계획까지 세우는 것이 바람직하죠. 회의 마무리 단계에서는 오늘 회의를 통해 결정된 사항을 간략하게 브리핑하고, 회의가 끝난 후 회의록을 모두에게 공유해 이견이 없는지 확인하는 절차도 잊지 말아야 해요. 회의록 내용에 확신이 없다면 일부 회의 참석자들에게 내용을 공유해 빠지거나 틀린 부분이 없는지 더블 체크하는 것도 좋은 방법이겠네요!
만약 회의록 작성을 맡게 되었다면 회의에 참석하기 전, 회의록 양식을 미리 확인해야 해요. 조직마다 회의록 양식이 다르기 때문에 이전에 진행한 회의록을 참고하면 도움이 되죠. 회의록 서두에 들어갈 회의 일시, 장소, 참석자, 안건 등은 회의 시작 전 미리 작성해두는 것이 효율적이에요.
회의 중에는 모든 말을 받아쓰는 것은 어려우니 녹음을 하거나 발언자, 발언 내용 위주로 타이핑하는 것을 추천해요. 그리고 회의록 본문에는 회의 내용, 결정 사항, 이후 일정 등을 사실에 근거해 육하원칙에 따라 작성하는데요. 반복되거나 불필요한 내용은 삭제하고, 서술식보다는 간결한 문체로 작성해야 쉽고, 명확하게 이해할 수 있어요. 회의록 분량은 가급적 1매 내외로 추천!
회의록 작성이 번거롭고, 복잡하게 느껴진다면 어플을 사용하는 것도 좋은 방법인데요. ‘심플회의록’은 회의록 작성과 음성 녹음이 동시에 가능하며, 사용법이 편리해 회의록 작성 경험이 적어도 누구나 쉽게 사용할 수 있죠. ’클로바노트’는 회의 중 녹음한 음성을 말한 사람 별로 구분해 텍스트로 작성해주어 유용해요. ‘에버노트’는 다양한 회의록 템플릿을 활용할 수 있고, 파일 및 이미지 첨부는 공유까지 용이해 활용도가 높아요. 다만 유료 어플이라는 아쉬움이 있답니다.
의견을 공유하고, 중요한 의사를 결정하는 회의는 직장인들의 회사 생활에서 큰 비중을 차지하는데요. 각자의 소중한 업무 시간을 할애해 참석하는 만큼 조금 더 꼼꼼하게 회의를 준비하고, 적극적인 태도로 임한다면 조금 더 의미 있는 시간이 될 수 있을 거예요.
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