아직 업무가 익숙하지 않은 신입사원에게는 매 순간이 물음표의 연속이죠. ‘모르는 것이 당연하니 언제든 물어봐’라고 주위에서 이야기하지만, 바쁜 사수에게 매번 질문하는 것이 망설여지는데요. 게다가 용기를 내어 묻고, 답변을 들은 후에도 문제를 제대로 해결하지 못하는 경우도 비일비재해요. 자고로 일잘러 신입사원이 되려면 질문을 잘 하는 것이 핵심! 그렇다면 사수에게 업무 질문을 잘하는 법, 함께 알아볼까요?
사수에게 질문을 하기 전, 자신이 할 수 있는 최대치의 노력을 해야겠죠. 우선 기존의 보고서를 확인하고, 회사 인트라넷을 꼼꼼히 찾아봐야 해요. 인터넷을 검색해보거나 같은 직종 사람들이 활동중인 오픈채팅방, 커뮤니티 등을 활용하는 것도 좋은 방법이에요. 비슷한 업무를 맡고 있는 동기들에게 조언을 구하면 의외로 쉽게 문제가 해결될 수도 있죠.
그리고 시도때도 없이 상사를 찾아가 질문을 하는 것은 절대 금물! 궁금한 점을 한 번에 모아 상사가 여유 있는 타이밍에 질문을 하는 것이 중요한데요. 미리 메신저로 허락을 구하거나 괜찮은 시간대를 확인하면 불편한 상황을 차단할 수 있겠죠. 여러 번 질문하지 않도록 질문할 내용과 질문 순서를 미리 메모해두면 실수를 줄일 수 있어요.
질문을 할 때는 질문을 하게 된 배경, 현재 해결해야 할 문제, 자신이 문제 해결을 위해 기울였던 노력을 간략하게 정리해 질문을 하는 것이 정석이죠. 예를 들어 “타 부서에서 업무 요청이 들어와 자료를 만드는데 A 항목을 이해하기 어렵습니다. 이전 보고서에서 비슷한 사례를 찾았는데 이렇게 진행하면 될까요?” 등으로 질문하면 사수도 진행 상황을 이해하기 쉽고, 정확한 답변을 얻는데도 도움이 돼요. 보고서 초안을 작성해 보여주고, 피드백을 받는 것도 좋은 방법이랍니다.
또한 상사가 편하게 답변할 수 있도록 질문은 객관식 형태로 구체화하는 것이 좋은데요. 예를 들어 “A 방식으로 업무를 처리하기가 어려운 상황인데 B 또는 C 방식으로 처리해도 괜찮을까요?”라고 질문하면 답변이 명확해지고, 이에 관한 부연 설명도 자연스럽게 들을 수 있죠. 만약 상사가 바쁠 때는 구구절절 긴 이야기보다는 두괄식 형태로 핵심 질문을 던진 후, 간략한 부연 설명만 덧붙이는 것이 센스 있는 신입사원의 길!
여러 번 같은 질문을 반복하거나 실수를 줄이기 위해서는 꼼꼼한 메모는 필수예요. 답변을 들을때는 핵심 키워드 위주로 메모하고 이해하기 어려운 부분은 바로 다시 질문해 확실하게 짚고 넘어가는 것이 좋아요. 자리로 돌아와 들은 내용을 한 번 더 복기하고, 업무노트에 정리해두어야 잊지 않고 확실하게 기억할 수 있답니다.
마무리까지 실수없이 확실하게 해내고 싶다면 중간 점검을 받는 것도 좋은 방법인데요. 잘못된 방향으로 일을 했다가 시간을 낭비하는 일이 없도록 보고서나 기획안 등을 작성해 중간보고를 하면 더 나은 방향성을 사수가 제안해 줄 수 있죠. 질문 후에는 사수에게 충분한 감사의 뜻을 전하고, 일이 마무리된 후에도 “선배님 덕분에 일을 잘 마칠 수 있었다”는 인사를 건네면 앞으로 질문을 하기가 조금은 더 편해질 수 있겠죠? 😊
신입사원이 업무를 모르는 것은 당연한 일이니 자책하거나 부끄러워할 필요 없어요. 하지만 문제를 스스로 해결하고자 하는 노력이 없다면 사수 입장에서도 업무를 가르치기가 막막하겠죠. 자신이 할 수 있는 최선의 노력을 했다면 언제든 용기 내어 질문을 하고, 차근차근 배워가면 여러분도 곧 능숙하게 업무를 해내는 일잘러가 될 수 있을 거예요!
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