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“박 대리, 오늘 오전에 하기로 했던 본부 회의 있죠? 오후로 좀 옮깁시다. 내가 지금 급한 일이 생겨서.” 이렇게 한 마디 던지고 미팅하러 가시는 상무님

 

여기서 퀴즈! 리더의 한 마디로 낭비되는 시간은 얼마나 될까요?

본부 구성원들은 개인의 일정을 모두 조율해야겠죠. 오후에 유관 부서나 외부 고객사와의 미팅이 있었다면 그 일정을 바꾸기 위해서 작게는 몇 분에서 많게는 몇 시간이 걸립니다. 거기에다 실무자인 박 대리는 회의 참석자들과의 일정 조율로 아마 하루를 통째로 쓰게 될 수도 있습니다. 회사 전체로 보면 리더의 한 마디로 인해 엄청난 시간 자원을 낭비하게 되는 거죠. 

 

리더는 바쁘니까 구성원은 어쩔 수 없이 기다려야 한다?!

리더 입장에서는 “우리도 그러고 싶지 않은데 갑작스러운 일정이 생겨서 어쩔 수 없어요.”라고 억울해 합니다. 갑작스런 보스의 호출, 생각이 깊어질 만하면 울리는 전화, 툭 하면 보고한다며 들어오는 구성원 등 리더도 자신의 시간을 온전히 쓰지 못하기 때문이죠.

그럼 리더와 구성원, 모두 시간을 ‘제대로’ 관리하는 건 불가능할까요? 의외로 아주 사소한 것 하나만으로 조직에서의 시간을 훨씬 효율적으로 쓸 수 있는데요, 같이 한 번 알아볼까요? 

 


우리의 시간은 ‘투명’해야 한다!

다음 5개 질문 중 나는 몇 개나 ‘Yes’라고 대답할 수 있나요? 

1. 우리 팀원은 서로의 오늘 일정에 대해 알고 있다.

2. 나의 여름 휴가 계획은 최소 한달 전에 공유한다.

3. 팀장/임원께서 오늘 참여하는 회의의 시작과 종료 시점을 알고 있다.

4. 팀원들이 서로 외부 미팅 시 누구를 언제 만나는지 알고 있다.

5. 팀원들이 최근 내가 가장 많은 시간을 쓰는 일을 알고 있다.


시간을 생산적으로 관리하는 조직은 서로의 일정을 공유합니다. 그러면 앞서 나온 사례처럼 급작스럽게 회의 시간이 바뀌어도 조율에 시간을 많이 들일 필요가 없죠. 서로의 일정이 공유된 캘린더만 보고도 회의 시간을 다시 잡을 수 있습니다. 혹자는 ‘프라이버시가 있는데 내 일정을 왜 공유해야 하지?’란 반문을 하기도 합니다. 오해하지 마세요. 사생활과 관련된 일정까지 모두 공유해야 한다는 건 아닙니다. ‘업무 집중 시간’이나 회의, 미팅, 보고 등 업무 관련 일정을 공유해 각자 시간을 계획적으로 사용하자는 의미니까요. 

 

이렇게 시간을 공개하면 또 다른 효과도 있습니다. 

첫째, 자투리 시간을 덩어리 시간으로 만들 수 있습니다.

예를 들어, 리더가 처음부터 ‘오후 1~2시까지는 결재 시간’이라고 일정을 공유한다면? 갑작스럽게 ‘왜 아직 결재 안 올렸어?’란 말을 듣고 부랴부랴 일을 해야 하는, 소위 ‘돌발업무’가 많이 줄어듭니다. 시간을 계획적으로 쓸 수 있게 되는 거죠. 

 


둘째, 시간을 계획적으로 관리할 수 있으니 ‘중요한 일’을 위한 시간을 확보할 수 있습니다.

중요하지만 시간이 없다는 핑계로 우선순위에서 밀리는 일들이 참 많은데요, 미리 ‘집중 시간’을 일정에 넣어 주세요. 그러면 서로 발등에 불이 떨어질 정도의 급한 일이 아니라면 해당 시간을 방해하지 않게 됩니다. 

 


셋째, 현재 중요하게 생각하는 업무를 자연스럽게 알릴 수 있습니다.

리더가 시간을 많이 쓰는 일을 보고 ‘현재 조직에서 중점을 두고 있는 업무’를 알게 돼 중요한 업무에 대한 생각을 공유할 수 있습니다. 조직에서 업무 우선순위에 대한 생각을 공유하는 게 매우 중요한데 자연스럽게 이루어지는 장점이 있죠. 일정 공유만으로도 구성원과 리더가 서로의 우선순위에 대한 생각을 맞출 수 있게 되는 겁니다.

 

팀장님께 결재를 받아야 하는데, 팀장님이 자리에 안 계셔서 다른 일에 집중도 못하고 초조했다면? 회의 시간을 잡아야 하는데 일정 맞추느라 하루를 보낸다면? 서로의 일정을 공유해 보세요! 이 작은 행동의 차이가 결과적으로는 시간에 끌려 다닐 건지, 시간을 지배하는 조직이 될 지 큰 차이로 다가올 수도 있으니까요! 

 

 

 


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