몰려드는 업무에 컴퓨터 파일을 정리할 시간도 없어 넘쳐나는 파일들..
최종본이 아닌 이전 파일을 넘기거나 어디에 파일을 저장했는지 헷갈려 하나하나 찾고 있는 분들,
도무지 어떻게 정리할지 감이 안 잡히는 분들!
평소에 파일 정리를 잘해놓으면 최악의 상황을 방지할 수 있습니다.
컴퓨터 파일을 정리하는 요령에는 무엇이 있을까요?
● 나는 어떤 유형의 사람일까?
요령을 알기 전에 잠깐 스스로에게 질문을 해봅시다! 나는 어떤 유형의 사람일까요?
파일 정리부터 해야 해.. 안 그러면 불안해.. 하루 종일 파일 정리만 하다가 시간 가는 사람!
바쁘다 바빠, 일단은 바탕화면에 저장하자. 바탕화면에 다 늘어놓는 사람!
나중에 쓰게 되면 어쩌지? 절대 못 지워.. 휴지통 못 지우는 사람!
정리는 나중에 하고 싶을 때 하면 되지.. 정리는 나중인 사람!
이런 분들을 위해 파일 정리하는 법을 준비해보았습니다!
● 첫 번째, 정리의 시작은 바탕화면 폴더부터!
점점 더 업무의 양이 많아져 파일 정리를 하면서 일을 하기 힘든 경우에는 바탕화면에 저장하는 것보다 D 드라이브 폴더에 보고서, 자료조사, 업무 등으로 범위에 따라 폴더를 나누어 정리하면 시간을 더 단축시킬 수 있습니다. 바탕화면에 늘어놓게 되면 필요한 파일을 찾는데 시간을 낭비하게 될 때도 있기 때문입니다. 바탕화면에 10개 이상 폴더가 있지 않도록 관리하는 센스 잊지 마세요!
● 두 번째, 기준을 세워 폴더를 분류합니다.
파일을 용도에 맞게 잘 분류하는 것도 하나의 방법입니다. 기준을 세워 각각의 프로젝트 폴더를 연도별, 이름별로 지정한 후, 업무 진행 순서나 중요도의 순서로 세부 폴더를 다시 만들어 정리합니다. 어떤 프로젝트가 들어있는지 한눈에 알아볼 수 있게 정리하게 되면 파일 찾을 때 수월하답니다. 그리고 평소 꾸미는 것을 좋아해 파일 이름에도 특수문자를 넣는 경우가 있는데 가급적이면 파일 이름에 특수문자는 사용하지 않는 것이 좋습니다!
● 세 번째, 파일명은 날짜순으로 지정합니다.
파일 정리가 잘되지 않는 사람들 대부분은 파일명을 크게 신경을 쓰지 않습니다. 공통된 규칙을 세워 '날짜_제목_순서'로 파일명을 지정하는 습관을 들여야 합니다. 폴더를 찾을 때 날짜순으로 정렬되어 보기도 편하고 찾기도 쉽고 업무에 대한 문의사항이 왔을 때 빠른 대처를 할 수 있기 때문입니다. 또 순서를 알기 쉽게 적어 놓으면 초본이나 최종본, 수정본을 명확하게 구분할 수 있습니다!
● 마지막으로, 삭제해도 되는 파일들은 고민하지 말고 삭제하세요!
삭제할 파일들의 우선순위를 정해 중요 문서나 최종본이 아닌 이전에 완료한 파일이나 잠깐 다운로드했던 파일들, 중복문서, 임시 문서, 필요 없는 자료들은 고민하지 말고 삭제하세요! 삭제하지 않고 계속 갖고 있으면 컴퓨터 용량만 무거워져 컴퓨터 작업을 할 때 느려지거나 렉이 걸려 저장이 안 되는 경우도 많습니다.
파일을 잘 정리할수록 업무 효율을 좀 더 상승시킬 수 있습니다. 더는 미루지 마세요! 미루면 미룰수록 정리해야 할 양이 더 많아져 걷잡을 수 없어집니다. 파일 정리가 어려웠던 분들, 오늘부터 스마트하게 파일을 정리해 볼까요~?
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