메신저나 SNS의 짧은 글로 소통하는 것이 요즘 대세라지만 비즈니스 소통에 있어선 아직 이메일이 가장 높은 비율을 차지하고 있습니다. 얼굴을 모르는 사람이라도 이메일을 보면 대략 어떤 사람인지 가늠할 수 있죠. 그런데, 많은 사람들이 이메일에 대해 소홀히 생각하는 경향이 있습니다. 다른 글처럼 특별한 형식이 있다거나 쓰는 방법이 따로 있지 않다고 생각하며 대수롭지 않게 생각하지만 이메일은 커뮤니케이션 수단을 넘어 자신의 이미지를 보여줄 수 있는 수단이 될 수도 있습니다.
모바일 메신저와 보고서 그 중간에 위치한 커뮤니케이션 도구라고 할 수 있는 이메일은 너무 무겁지도, 가볍지도 않게 약간의 격식을 갖춰서 보내는 것이 중요한데요. 업무의 커뮤니케이션 스킬을 향상시키고 자신의 능력을 인정받고 싶어하는 분들을 위해 기본 중의 기본이라 할 수 있는 이메일 쓰기 노하우를 드리고자 합니다.
어떤 글이든 제목이 가장 중요하다고 말합니다. 이메일 또한 마찬가지라고 말할 수 있는데요. 이메일의 제목은 어떤 내용을 담은 메일인지 한 번에 알 수 있도록 쓰는 것이 좋습니다. 대괄호를 사용해 자신의 소속이나 목적을 앞에 적어 주고, 본문 내용을 함축하는 한 줄을 작성하는 것을 추천합니다.
내용 부분에서는 세 단계로 나눠서 살펴보고자 합니다. 첫 번째로 인사와 소개 부분인데요. 이메일 내용의 시작에서는 ‘안녕하세요.’라는 일반적인 인사와 함께 상대방의 이름과 직위를 언급해 주고, 보내는 사람의 이름과 소속과 직위를 써 주는 것이 좋습니다. 가볍게 계절, 날씨 등을 언급하여 안부를 묻는 것도 좋으나 너무 길게는 사용하지 않도록 합니다. 인사 후에는 메일을 쓰게 된 이유에 대해 간단히 서술합니다.
인사와 소개의 글을 마쳤다면 본격적으로 본론으로 들어가게 됩니다. 본론을 적을 때 두괄식 구성으로 가장 중요한 내용을 먼저 쓰는 것을 추천합니다. 메일의 핵심 내용을 한 문장으로 축약해서 적은 후에 나머지 내용을 풀어서 써 줍니다. 이메일은 비즈니스 문서이기 때문에 장황하게 쓸 필요 없이 간결하고 명확하게 핵심 내용만 써 주는 것이 중요합니다. 만약 내용이 길어질 경우, 중간 중간 소제목을 써 주고 강조 처리를 해 주는 것도 권합니다. 무엇보다 메일의 내용이 한눈에 파악되어야 한다는 점은 잊지 마세요. 주요 내용을 다 작성하고 메일 내용과 관련하여 요청할 사항이 있다면 직접적이고 구체적으로 언급해 주도록 합니다. 상대방의 빠른 피드백을 위해서 말이죠.
본문의 내용 쓰기를 마쳤다면 끝인사를 적어 이메일이 끝났다는 것을 알리는 것이 좋습니다. 상대방에게 요청할 사항을 썼다면 '문의 사항이 있으면 언제든지 연락하세요.' 정도의 멘트를 써 주는 것을 추천하고, 인사는 ‘감사합니다.’가 보편적이고 좋습니다. 본문 내용 외에 첨부 파일을 함께 보내는 경우라면, 첨부 파일 내용도 함께 작성해 주세요. ‘자세한 사항은 첨부 파일을 통해 확인 부탁드립니다.’나 ‘첨부 파일 확인 후 회신해 주시면 감사드리겠습니다.’라는 표현이 적당합니다. 첨부 파일은 ‘파일명_작성날짜’로 써 주시면 헷갈리지 않고 분류가 쉬울 것입니다.
메일을 다 작성하셨다면 보내기 전에 체크해야 할 사항들이 있습니다. 메일 제목과 본문에 오타가 있는지 확인하고 첨부 파일을 함께 보낸다면 파일을 첨부했는지 꼭 확인해 주세요. 사소한 실수로 인해 신뢰를 떨어뜨릴 수 있으니까요. 최종 점검을 했다면 마지막으로 받는 사람과 메일 주소가 맞는지 확인한 다음에 보내기를 누릅니다.
우리는 이메일을 보내기도 하지만 받기도 합니다. 메일을 받고 답장을 할 때는 새로운 주소를 쓰고 하는 것보다는 ‘답장’ 버튼을 눌러 쓰고 제목을 바꾸지 않고 그대로 보내는 것을 추천합니다. 더욱 원활하고 명확한 소통을 위해서요. 바로바로 소통하는 것에 익숙해져 있는 요즘에는 이메일 회신이 늦어지면 오해를 할 수도 있으니 알람을 설정하여 바로 회신할 수 있는 환경을 만들어 놓고 신뢰도를 높이는 것도 중요합니다.
대면보다는 비대면 소통이 활발해지고 있는 요즘, 디지털 시대 최고의 소통 도구라고 할 수 있는 이메일 쓰는 방법에 대해 알아봤습니다. 기존에 본인이 이메일을 쓰던 방식에서 응용할 부분이 있다면 조금씩 접목을 시켜 실천해 보시고 업무 능률에 있어 소소한 변화를 느껴보시길 바랍니다.
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