‘신서유기’라는 TV프로그램을 보면 종종 하는 게임이 있습니다. ‘고요 속의 외침’인데요.
두 사람이 노래가 아주 크게 나오는 헤드폰을 씁니다. 한 명은 단어를 설명하고 한 명은 그 단어를 맞추는 게임인데요. 이걸 하다 보면 항상 서로에게 나오는 불만은 같습니다. “이것도 못 맞추냐!”, “당신이 설명을 제대로 해야지!” 그런데 이 말, 어디서 많이 들어 본 것 같지 않나요?
"말하지 않아도 알아요?" No! 말하지 않으면 절대 몰라요!
"아니잖아! 다시 해 와!”
“팀장님이 분명히 이렇게 말씀하셨는데…”
업무를 해 갔을 때 리더와 구성원의 반응이 이렇게 다릅니다. 누구의 잘못일까요? 먼저, 리더의 입장에서 생각해 볼까요? 리더는 바쁘기 때문에 일일이 지시하기가 힘들죠. 본인의 경험과 지식이 많다 보니 너무 당연하다고 생각해서 자기도 모르게 생략하는 설명이 생기기 마련이죠. 혹은 내 말을 줄여서 조금이라도 실무자에게 일할 시간을 더 주기 위한 ‘배려’일 수도 있습니다.
그럼, 구성원의 입장에서는 어떨까요? ‘A를 하라고 하셨지? 예전에 A는 이런 방식으로 했으니까 이번에도…’ 라는 생각을 하며 일을 시작하죠. 구성원 역시 자신의 생각과 경험에 근거해 지시를 해석합니다. 다시 리더에게 확인하기도 번거롭고, 괜히 물어 봤다가 그것도 모르냐는 핀잔을 들을 수도 있으니까요.
이렇게 간단하게 핵심만 주고 받아도 서로의 의도를 이해할 것이라고 생각하는 현상을 ‘투명성 착각(Illusion of Transparency)’이라고 합니다. 나의 생각, 느낌이 투명한 유리를 통과하는 것처럼 상대방에게 그대로 보일 것이라는 착각이죠. 직장에서는 이런 작은 생각의 차이로 큰 낭비가 생깁니다. 많은 시간을 투자해서 한 일이 잘못 되면 처음부터 다시 해야 하기 때문이죠.
칼퇴를 부르는 지시의 비밀은 바로 ‘B.O.D.I’
도대체 어떻게 해야 이런 낭비 없이 일을 할 수 있을까요? 답은 간단합니다. 일을 시작할 때 먼저 서로의 ‘끝 그림’을 확인하는 것입니다. 고작 그게 솔루션이라고? 라고 생각할 수 있지만 업무효율에는 큰 차이를 가져 옵니다. “사장님께 제출할 영업 실적 보고서 월요일까지 정리해서 갖다 줘요.”라는 지시를 받았다고 합시다. 이럴 때, 딱 4가지 B.O.D.I 로 서로 끝그림을 확인하면 업무 효율성은 훨씬 좋아집니다.
첫 번째는 ‘B’, Background 입니다.
일을 하는 배경을 알려줘서 구성원이 넓은 시각에서 고민해서 일할 수 있게 하는 거죠. 앞의 예시 상황으로 보면 "과거 추세로 영업 방향을 정하려는 거니까 지난 3분기 실적을 분석해서 가져다 줘요." 정도로 배경을 알려 줄 수 있겠죠? 배경을 아는 것만으로도 어떻게 일을 해야 할지 판단하기가 훨씬 수월해 지죠.
두 번째는 ‘O’, Output 입니다.
최종 결과물을 명확하게 알려 주는 것이죠. 다시 앞의 상황으로 본다면 "외부 발표 할 거니까 아예 PPT로 만들어서 두 번 일하지 말자고. 분량은 10장 이내로 하고, 발표용이니 회사공식 마스터디자인으로 시작합시다."라고 결과물을 명확히 짚어 주면 헷갈릴 게 없겠죠?
세 번째는 ‘D’, Deadline 입니다.
마감 일정을 미리 알려 주면 계획적으로 일할 수 있게 됩니다. 급작스럽게 "왜 아직도 안 가져와!"라고 찾는다면 시간관리가 안 돼서 효율적인 업무가 어렵게 됩니다. "화요일 2시에 사장님 보고니까 금요일까지는 나한테 보여 줘요."로 구체적인 일정을 미리 약속해 서로 계획적으로 움직이면 훨씬 좋겠죠?
마지막은 ‘I’, Information 입니다.
과제 수행과 관련된 정보나 자료를 미리 알려 주는 겁니다. 실무자가 ‘멘 땅에 헤딩’식으로 정보나 자료를 찾아 헤매는 낭비를 줄일 수 있죠. 특히 information은 신입사원에게 중요합니다. 이전에 비슷한 주제로 썼던 보고서나 참고할 수 있는 양식을 주는 것만으로도 업무의 퀄러티가 좋아질 수 있습니다.
<리더의 용기>란 책에서 저자는 "명확함이 최고의 친절이다."라고 말합니다. 명확하게 일을 지시하는 것은 구성원의 업무 효율성을 높여 성과를 극대화시키기 위해 리더가 할 수 있는 최선입니다. 그러면, 구성원은 가만히 있으면 될까요? 일을 받을 때, B.O.D.I, 4가지를 꼭 확인해 보세요. ‘final, final_1, final_final’까지 갔었던 보고서가 ‘버전 1’에서 끝나는 기적이 일어날 수도 있으니까요!
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