하루에 몇 번이나 회의에 참석하시나요? 한 설문조사에 따르면 우리나라 직장인들은 하루 평균 1.4회 회의에 참석한다고 합니다. 회사의 회의 문화 만족도를 살펴보면 57.6%가 만족하지 않는다는 답변을 했습니다. 상사의 얘기를 듣고만 있는 등 수직적인 회의가 많기 때문이라는 답변이 52.7%였는데요. 그래서인지 요즘 회의문화를 바꿔보고자 하는 움직임이 여기저기서 많이 보입니다. 여기에 발맞춰 오늘은 회의 스피치에 대해서 함께 이야기 나눠보고자 합니다.
“지난 사장님은 안 그러셨는데 이번에 바뀐 사장님은 회의 할 때 항상 말을 자르시니까 주눅이 들어서 목소리가 더 작아져요. 그럼 안 들린다고 크게 말하라고 또 무안 주시고… 그러다보니 평소에 사장님하고 식사하는 자리조차도 피하고 싶어진다니까요.”
어느 날 한 회사의 임원으로 계시는 지인이 필자에게 위와 같은 고민을 털어놓았습니다. 평소 회사 내 큰 행사에서 사회를 도맡아 하실 정도로 말씀을 잘 하셨던 분이시기에 저는 예상치 못했던 고민이었지요. 이렇듯 평소에 센스 있는 달변가로 팀의 분위기를 잘 띄우는 사람들 중에도 회의만 들어가면 입을 열지 못하는 경우가 종종 있습니다. 아무래도 상급자 의견 위주로 진행되는 권위적 회의문화가 아주 오랫동안 자리 잡아 왔기 때문이겠지요?
자, 어떻게 하면 자유로운 분위기 속에서 다양한 의견을 주고받는 회의문화가 만들어 질 수 있을까요?
아주 간단하지만 반드시 필요하고 또 실행하면 효과가 좋은 '회의스피치 스킬 3가지'를 공개하겠습니다.
첫 번째는 ‘YB기법’입니다.
상대의 발언과 다른 자신의 의견을 말할 때에는 일단 'Yes' 라고 상대의 발언을 인정해주고 나서 ‘But’ 그러나 내 의견은 좀 다르다고 말하는 스킬입니다. 예를 들어 볼까요?
“지금 김과장이 말하는 건 공장에서는 전혀 통하지가 않아요. 공장 한 번 나가보세요. 공장 직원들 상황이 어떤가~”
위와 같이 반대의견을 바로 던지는 것은 기껏 용기내서 발언한 사람에게 상처를 줄 수 있는 말이 될 수 있겠지요? 이 때에 이렇게 ‘YB기법’을 활용해 보면 어떨까요?
“김과장 말처럼 서울 본사에서만 근무했던 사람들은 그렇게 생각할 수도 있겠네요. 하지만 제 생각은 좀 다른데요. 공장에서 근무하는 사람들은 입장이 많이 달라요.”
발언하는 사람의 의견이 자신의 생각과 다를 때에 우리가 흔히 하는 실수가 상대의 발언이 ‘틀렸다’ 또는 ‘아니다’ 라고 말을 하는 것이지요. 특히 상급자일수록 자신의 경험 안에서 판단을 내리고서는 발언자의 말을 너무 쉽게 부정하는 경우가 많습니다. 심지어 답답하다는 듯 중간에 말을 툭 자르고 ‘다른 의견 없어?’ 라고 말을 하는 경우도 종종 있습니다.
물론 상급자로 갈수록 처리해야 할 일들이 많기 때문에 빠르게 진행시키려는 습관이 베인 것이라고 볼 수도 있겠습니다. 하지만 이것은 팀원들의 입을 닫는 원인이 됩니다. 회의는 다양한 의견을 서로 주고받는 것이 우선입니다.
두 번째는 ‘액티브 리스닝 기법’입니다.
말 그대로 발언자가 말을 할 때에 적극적으로 들어주는 스피치 기법인데요. 발언자와 눈을 맞춰주고, 고개를 끄덕이거나 ‘그렇죠’ , ‘네’, ‘맞아요’ , ‘그럴 수도 있겠네요.’와 같이 적절한 호응을 해주며 듣는 기술입니다.
듣는 것이 무슨 스피치 기술이냐? 라고 하실 수 있는데요. 사실 스피치의 첫 단계는 ‘잘 듣기’부터 시작됩니다.
스피치 전문가들이 빠지지 않고 강조하고 있는 스피치 전략도 바로 경청이랍니다. 특히 회의를 할 때에 잘 들어주는 분위기가 조성이 되면 ‘이런 분위기라면 내 의견에 대해서도 누군가 뭐라고 하지는 않겠지.’라는 생각을 갖고 의견을 내놓기가 쉬워집니다. 오늘부터 당장 활용해 보세요. 호응만 열심히 해줬을 뿐인데도 회의분위기는 훨씬 매끄러워진다니까요.
세 번째는 ‘PREP기법’입니다.
회의는 1시간 이내로 간결하게 진행하는 것이 좋지요. 그러기 위해서 ‘PREP’을 활용한 두괄식 발언이 효과적입니다. PREP기법이 무엇인지 사례를 통해 알아볼까요?
진행자 : 이번 신입 사원 교육에 대한 의견 있습니까?
P(Point) 네. 신입사원들을 위한 직장 내 에티켓 교육을 도입해야 한다고 생각합니다.
R(Reason) 왜냐하면 기본적인 직장 생활 에티켓을 몰라서 생각 없이 하는 행동이 선배사원들, 임원분들, 그리고 회사를 찾는 외부인들에게도 인상을 찌푸리게 하는 경우가 종종 있기 때문입니다.
E(Example) 예를 들면 엘리베이터에서 마주쳐도 누가 우리 회사사람인지 모른다는 이유로 인사를 안 하는 경우가 많습니다. 또한 호칭에 있어서도 ‘언니, 오빠’라고 부르는 것, 상사에게 문자나 이메일로 보고할 때 마치 친구들에게 보내는 것처럼 이모티콘을 남발하는 경우도 많이 있습니다.
P(Point) 몰라서 실수하는 것이 인성이 나쁘다고 오해받지 않도록 신입사원들을 위한 우리 회사만의 에티켓 교육이 반드시 필요하다고 생각합니다.
모든 발언에 PREP기법을 즉흥적으로 활용하는 것은 어려울 수 있습니다.
하지만 미리 공유한 회의 안건이라면 충분히 PREP기법에 맞게 자신의 의견을 준비할 수 있습니다.
먼저 말하고자 하는 포인트를 짧은 문장으로 던져놓고, 그 뒤에 이유와 사례를 뒷받침 해줌으로서 자신의 발언에 논리적인 힘이 실리게 됩니다. 그리고 마무리로 짧게 포인트를 다시 한 번 말해준다면 전체 발언이 정리되면서 핵심이 기억에 남게 되겠지요?
정성을 들인 만큼 고품질의 발언이 될 수 있다는 점 기억하시면서 오늘도 직장에서 학력과 스펙을 넘어 자신의 역량을 충분히 인정받는 여러분 되시기를 바랍니다.
* 이 콘텐츠의 모든 저작권은 휴비스 공식 블로그에 있습니다.
댓글
