“김과장은 이상하리만치 동료들이 적극 도와주는데요, 저는 어르고 달래고 별 수단을 다 써봐도 쉽지 않아요. 김과장은 대체 어떤 비법을 쓰는 걸까요?”
회사에서는 다른 사람의 도움 없이 주어진 일을 모두 소화하는 건 불가능에 가깝죠. 그런데 동료들이 안 도와줘 고민이라고요? 상대를 움직이는 스마트한 요청법이 있습니다. 과연 무엇일까요?
■ 협업은 “Why-What & When-Help”의 순서로!
회사에서 일을 할 때 도움을 주고 받는 것은 '협업(協業)'과 '협력(協力)' 두 가지로 나뉩니다. 각각에 따라 요청법이 달라지는데요. 우선 협업은 ‘조직의 정해진 프로세스와 역할 내에서 공동의 목표를 달성하기 위해 함께 일하는 것’으로 정의 내릴 수 있습니다. 생산부서는 구매부서의 원자재 조달을 통해 생산활동을 하고, 영업부서는 마케팅부서와 디자인부서의 도움을 통해 영업활동을 하는 것을 말하겠죠. 즉, 협업은 조직의 일상적인 활동이 가능하기 위해 반드시 필요한 조직 구성원들의 상호작용 방식입니다.
그럼에도 불구하고 도움을 요청하는 사람과 요청받는 사람 간의 일에 대한 온도차는 협업을 어렵게 하고 결과물의 질을 낮추는 장애요소가 됩니다. 가령, 영업부서 김차장은 지금 당장 샘플 생산이 급한데 생산부서 박차장은 그게 뭐 그리 급한가 생각할 수 있습니다. 그럼 어떻게 해야 이 간극을 좁힐 수 있을까요?
요청을 하는 사람은 요청 받는 사람 입장에서 커뮤니케이션을 해야 하는데요. 먼저, ‘왜(Why)’에 대해 얘기해야 합니다. 대개 일을 요청하는 사람은 본인 마음이 급해서 본론부터 말하게 되는데요. 모든 것은 ‘시아웃풋작’이 중요합니다. 상대의 얘기를 들을 때 인간의 뇌는 5초 안에 ‘호감도’를 판단하며 3분 안에 ‘가치’를 결정해 버리기 때문입니다.
따라서 업무를 요청할 때는 요청하려는 일의 목적과 추진배경을 이야기하여 상대에게도 이 일이 중요하고 가치 있음을 인식시키는 것이 필요합니다. 그 다음이 명확한 아웃풋(What)과 명확한 데드라인(When)이죠. 그리고 하나 더 기억해야 할 것이 있습니다. 자신의 요구사항만 전달하는 것이 아니라 상대의 현재 업무 상황과 제약조건을 고려해 요청하려는 업무의 상세 내용을 조정할 수 있음을 알리고 어떤 지원을 해주면 좋을지 물어보는 것(Help)이 꼭 필요합니다.
이 세 단계를 고려해서 요청을 하면 다음과 같은 커뮤니케이션을 하게 될 것입니다. “박차장님, 우리 회사 최다 매출 고객사인 A사가 대규모의 신제품 발주를 계획하고 있어 샘플을 다급하게 요구하는 상황입니다(Why). 그래서 신제품의 샘플을 다음주 월요일 오후까지 받고 싶은데요(What & When). 지금 상황이 가능하신지, 조정이 필요하다면 어떤 부분인지 말씀 주시면 적극 지원토록 하겠습니다(Help).”
■ 협력은 평소 관계의 잔고를 두둑이 해야!
협업이 조직에서 필수적이고 당연한 것이지만, 구성원들끼리 선의로 도움을 주고 받는 것이기도 합니다. 따라서 원활한 협업이 진행되려면 구성원 간의 ‘관계력’이 중요합니다.
예를 들어, 기획안을 작성하고 있는데 잘 안 풀려서 평소 아이디어가 풍부한 타팀 동기에게 도움을 요청한다고 가정해봅시다. 요청 받은 동료는 자신의 KPI와 관련 없는 이 요청에 그야말로 선의의 도움을 주어야 하는 상황인데요. 그렇다면 요청이 받아들여지기 위해서는 무엇이 필요할까요? 평소 그 사람과 '관계'가 좋아야겠죠. 개인적으로 공통점을 발견해 서로 대화가 통하는 부분을 만들어 놓고, 작은 거라도 내가 먼저 선의를 베푸는 것이 필요하죠. 사람 간에는 상호성의 원리가 작동하니까요.
■ 인정욕구를 꼭 챙겨주자!
협업이든 협력이든 도움을 받고 나서 꼭 잊지 말아야 할 것이 있습니다. 그건 바로 도움을 준 사람을 공개적으로 인정해주는 것이죠. “자료가 방대한데도 김과장님이 분석과 정리를 오류 없이 잘해주신 덕분에 기한 내에 끝낼 수 있었습니다.” “이 참신한 아이디어는 손대리님이 제안한 겁니다. 바쁜데도 발 벗고 나서준 손대리님 덕분에 진행이 수월했어요.” 설사 상대의 도움이 큰 역할을 못하고 ‘옷깃만 스쳤다’ 하더라도, 이런 인정의 말은 조직 내 소중한 ‘인연’의 힘을 키울 수 있음을 기억하시기 바랍니다.
HSG휴먼솔류션그룹 조미나 소장, 김미진 전문연구원
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