중요한 안건을 결정하고, 서로의 생각을 공유하는 회의는 회사생활의 주요 업무 중 하나죠. 아무리 의미 있는 회의를 진행해도 모든 사람이 그 내용을 기억할 수는 없기에 반드시 회의록을 작성하고 공유하는 과정이 필요합니다. 최근에는 직장인들 사이에서 스마트하게 회의록을 기록하고, 공유할 수 있는 다양한 어플들이 인기인데요. 손이 저리도록 회의록을 작성하던 시대는 이제 끝! 스마트폰 하나로 누구나 쉽게, 똑똑하게 회의록을 작성하는 방법을 소개합니다!
전 세계 1억 명 이상이 사용하는 노트 필기 앱 ‘에버노트’는 업무의 생산성과 효율성을 높여주어 직장인들에게 큰 사랑을 받고 있는데요. 다양한 템플릿을 제공해 회의 성격에 따라 회의록 구성을 달리할 수 있습니다. 또한, 녹음과 메모를 동시에 진행할 수 있어 놓치는 내용 없이 꼼꼼하게 기록할 수 있다는 것이 큰 장점!
회의 내용과 관련된 파일이나 이미지 등을 첨부할 수 있고 검색 기능도 뛰어납니다. 특히 이미지에 삽입된 텍스트까지 검색이 가능해 유용한데요. 컴퓨터와 동기화가 간편하며 공유한 노트는 누구나 수정이 가능해 협업도 편리하죠.
아직 회의록 작성이 어렵고, 낯선 신입사원들에게 자유로운 양식의 회의록은 부담스럽게 느껴질 수 있죠~ ‘심플회의록’은 기본적인 회의록 양식이 갖추어져 있어 준비 시간이 단축되고, 초보자도 쉽게 활용할 수 있습니다. 메모는 물론 사진 촬영이나 이미지 첨부, 녹음이 가능해 똑똑한 회의록 앱으로 불리는데요. 메신저나 이메일 등으로 손쉽게 공유도 가능하니 일잘러를 꿈꾸는 새내기 직장인들이라면 사용해보셔도 좋겠습니다!
유료화된 ‘에버노트’를 대체할 앱으로 떠오른 생산성 앱 ‘노션’은 문서 작성이나 협업, 스케줄 관리 등을 한 번에 진행할 수 있어 용이합니다. 노션 안에서 관련 업무를 모두 진행할 수 있는 환경을 구축하기에, 지원하는 기능도 매우 강력합니다. 기본 템플릿을 제공해 문서 작성도 매우 간편합니다. 글머리 기호와 번호 매기기 등의 기능이 있어 회의록 작성 시간을 단축하고, 깔끔한 정리가 가능합니다.
‘구글킵’은 모든 운영체제와 동기화 가능한 메모 앱으로 기능 및 사용법이 매우 심플해 복잡한 메모 앱 사용이 어려운 분들에게 적합합니다. 이미지 첨부, 그림 그리기, 음성 녹음은 기본! 이미지 내의 텍스트를 검색할 수 있어 더욱 유용하죠. 라벨(태그와 비슷한 용도)을 달아주면 원하는 라벨만 모아서 확인할 수 있어 활용도가 높습니다. 또 하나, 크롬브라우저를 이용한다면 크롬 확장프로그램 설치로 더욱 편리하게 사용할 수 있다는 장점도 있습니다.
회의록을 쓸 때는 5W(WHEN, WHERE, WHO, WHAT, HOW)를 기억하면 쉽습니다. 누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게 진행할 것인지에 초점을 맞추어 작성하면 간단합니다. 미리 기본 양식을 정리해두고, 기호나 약어, 이니셜 등을 활용하면 빠른 작성에 도움이 됩니다. 회의 중 언급된 사실만을 토대로 최대한 간결하게 작성해야 하며, 작성자의 의견은 배제하는 것이 좋습니다. 또한 회의록은 가급적 1시간 이내에 참석자 전원에게 공유해야 혼선을 막고, 업무 분배가 원활하게 진행될 수 있으니 빠른 정리가 중요합니다.
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오늘 소개해드린 앱을 통해 회의록 작성은 물론, 일정 관리, 업무 공유 등의 기능도 손쉽게 이용할 수 있는데요. 자신의 업무 스타일과 업무 환경 등을 고려해 나에게 적합한 앱이 무엇인지 고민해 보고, 다양한 방법으로 활용해 보신다면 누구든 스마트한 직장인으로 거듭날 수 있을 거라 믿습니다!
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