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중요한 안건을 결정하고, 서로의 생각을 공유하는 회의는 회사생활의 주요 업무 중 하나죠. 아무리 의미 있는 회의를 진행해도 모든 사람이 그 내용을 기억할 수는 없기에 반드시 회의록을 작성하고 공유하는 과정이 필요합니다. 최근에는 직장인들 사이에서 스마트하게 회의록을 기록하고, 공유할 수 있는 다양한 어플들이 인기인데요. 손이 저리도록 회의록을 작성하던 시대는 이제 끝! 스마트폰 하나로 누구나 쉽게, 똑똑하게 회의록을 작성하는 방법을 소개합니다!

■ 1억 이상 다운로드! 기록, 검색, 공유까지 한 번에! ‘에버노트’

전 세계 1억 명 이상이 사용하는 노트 필기 앱 ‘에버노트’는 업무의 생산성과 효율성을 높여주어 직장인들에게 큰 사랑을 받고 있는데요. 다양한 템플릿을 제공해 회의 성격에 따라 회의록 구성을 달리할 수 있습니다. 또한, 녹음과 메모를 동시에 진행할 수 있어 놓치는 내용 없이 꼼꼼하게 기록할 수 있다는 것이 큰 장점!

회의 내용과 관련된 파일이나 이미지 등을 첨부할 수 있고 검색 기능도 뛰어납니다. 특히 이미지에 삽입된 텍스트까지 검색이 가능해 유용한데요. 컴퓨터와 동기화가 간편하며 공유한 노트는 누구나 수정이 가능해 협업도 편리하죠. 

■ 신입사원 맞춤형 회의록 어플 ‘심플회의록’

아직 회의록 작성이 어렵고, 낯선 신입사원들에게 자유로운 양식의 회의록은 부담스럽게 느껴질 수 있죠~ ‘심플회의록’은 기본적인 회의록 양식이 갖추어져 있어 준비 시간이 단축되고, 초보자도 쉽게 활용할 수 있습니다. 메모는 물론 사진 촬영이나 이미지 첨부, 녹음이 가능해 똑똑한 회의록 앱으로 불리는데요. 메신저나 이메일 등으로 손쉽게 공유도 가능하니 일잘러를 꿈꾸는 새내기 직장인들이라면 사용해보셔도 좋겠습니다!

■ 에버노트를 위협하는 생산성 앱 '노션'

유료화된 ‘에버노트’를 대체할 앱으로 떠오른 생산성 앱 ‘노션’은 문서 작성이나 협업, 스케줄 관리 등을 한 번에 진행할 수 있어 용이합니다. 노션 안에서 관련 업무를 모두 진행할 수 있는 환경을 구축하기에, 지원하는 기능도 매우 강력합니다. 기본 템플릿을 제공해 문서 작성도 매우 간편합니다. 글머리 기호와 번호 매기기 등의 기능이 있어 회의록 작성 시간을 단축하고, 깔끔한 정리가 가능합니다. 

■ 심플함이 최대 강점 '구글킵'

‘구글킵’은 모든 운영체제와 동기화 가능한 메모 앱으로 기능 및 사용법이 매우 심플해 복잡한 메모 앱 사용이 어려운 분들에게 적합합니다. 이미지 첨부, 그림 그리기, 음성 녹음은 기본! 이미지 내의 텍스트를 검색할 수 있어 더욱 유용하죠. 라벨(태그와 비슷한 용도)을 달아주면 원하는 라벨만 모아서 확인할 수 있어 활용도가 높습니다. 또 하나, 크롬브라우저를 이용한다면 크롬 확장프로그램 설치로 더욱 편리하게 사용할 수 있다는 장점도 있습니다.

■ 빠르고 효율적인 회의록 작성 tip!

회의록을 쓸 때는 5W(WHEN, WHERE, WHO, WHAT, HOW)를 기억하면 쉽습니다. 누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게 진행할 것인지에 초점을 맞추어 작성하면 간단합니다. 미리 기본 양식을 정리해두고, 기호나 약어, 이니셜 등을 활용하면 빠른 작성에 도움이 됩니다. 회의 중 언급된 사실만을 토대로 최대한 간결하게 작성해야 하며, 작성자의 의견은 배제하는 것이 좋습니다. 또한 회의록은 가급적 1시간 이내에 참석자 전원에게 공유해야 혼선을 막고, 업무 분배가 원활하게 진행될 수 있으니 빠른 정리가 중요합니다.

 

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오늘 소개해드린 앱을 통해 회의록 작성은 물론, 일정 관리, 업무 공유 등의 기능도 손쉽게 이용할 수 있는데요. 자신의 업무 스타일과 업무 환경 등을 고려해 나에게 적합한 앱이 무엇인지 고민해 보고, 다양한 방법으로 활용해 보신다면 누구든 스마트한 직장인으로 거듭날 수 있을 거라 믿습니다!

 

* 이 콘텐츠의 모든 저작권은 휴비스 공식 블로그에 있습니다.

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