“또 야근이야?” 피곤해 보이는 정 대리를 보며 지나가던 박 대리가 말합니다. “기획팀은 정 대리만 일하는 것도 아닌데 왜 매일 혼자 야근이야…?” 얼핏 그 소리를 들은 고 팀장은 괜시리 찔립니다. 정 대리에게 미안한 맘도 들지만, ‘잘 하니까, 정 대리랑 잘 맞으니까 같이 일하면 편해서’ 어쩔 수 없다고 생각하죠. 그런데, 정말 이게 최선일까요?
업무 배분은 성과가 먼저? 공정성이 먼저?
업무 배분은 리더의 관점에서 보면 성과의 문제입니다. 최고의 성과를 내기 위해서 빠른 시간 안에 최상의 퀄리티를 낼 수 있는 사람에게 맡겨야 하기 때문이죠. 반면에, 구성원 관점에서 업무 배분은 공정성의 문제입니다. ‘굳이 왜 내가 해야 하지?’ 혹은 ‘동료는 여유가 있는 것 같은데 왜 나만 시키지?’ 같은 불만과 직결되기 때문입니다. 이 모순적인 문제, 어떻게 해결할 수 있을까요?
성공적인 업무 배분 1. How fit
업무를 배분할 때 가장 먼저 고려하는 요소는? 당연히 업무 로드를 확인한 후 업무를 배정하게 되죠. 그런데 팀원 전체의 업무 로드를 파악하는 게 쉽지 않습니다. 특히 요즘처럼 재택 근무를 하는 상황이라면 더더욱 어렵죠.
이럴 땐, 업무를 ‘보이게’ 하는 칸반 보드가 도움이 됩니다. To do(해야할 일), Doing(하고 있는 일), Done(완료한 일) 3가지로 나눠 각자의 업무 상황을 공유하는 겁니다. 이렇게 하면 누가, 어떤 일을, 얼마나 하고 있는지 한눈에 파악할 수 있죠.
Doing에 많은 업무가 붙어 있는 구성원이라면 업무 배분에서 제외해 준다든지, 기존의 업무를 조정해 준 뒤에 새로운 업무를 맡겨야 하는 거죠. 칸반 보드는 모두가 볼 수 있기 때문에 공정성 부분도 일부 해결할 수 있습니다. 다만, 요즘은 누구나 일이 많죠. 그리고 업무의 개수와 난이도는 다른 문제기도 하고요. 업무 개수가 적다고 일도 적다고 볼 수 없는 거니까요.
성공적인 업무 배분 2. Can do
그래서 두 번째 고려해 볼 요소는 ‘의도하는 성과를 낼 수 있는 사람인가’, 즉 <Can do>입니다. 누가 성과를 낼 수 있는지를 ‘감(感)’으로 결정하는 리더도 많으실 텐데요. 그보다 좀더 정확한 방법은 구성원의 ‘핵심역량’에 맞는 일을 주는 겁니다. 예를 들어, 트렌드 파악을 잘 하고 아이디어가 많은 구성원에게는 꼼꼼함이 필요한 정리 업무 보다는 기획 등의 업무를 맡기는 것이 성과를 내기에 유리하겠죠. 구성원들 역시 나의 핵심역량을 파악해 둬야 합니다. 그러면 업무를 받을 때 미리 지원 요청이 가능하죠. ‘이 업무를 잘 해내려면 OO스킬이 필요한데, 다른 구성원의 도움을 받을 수 있을까요?’ 처럼 말이죠.
성공적인 업무 배분 3. Will do
마지막은 <Will do> 입니다. 이 업무를 하려는 의지(성향, 가치관)가 있는가를 고려해야 한다는 건데요. 회사에서 주는 업무인데 의지까지 고려해야 하냐고요? 이 사례를 한 번 보시죠. 선뜻 하겠다고 나서긴 어려운, 그렇지만 해낸다면 확실히 내 커리어나 역량 성장에는 도움이 될 것 같은 Task가 떨어졌습니다. 팀원 한 명은 평소에 가족들과 저녁 식사를 함께 하며 주말에 가족 캠핑도 하는 여가를 누리는 게 행복이라고 말합니다. 또 다른 팀원은 평소에 전문성을 좀더 키우기 위해 대학원을 가고 싶다고 말해 왔습니다.
자, 두 명의 팀원 중 누구에게 앞서 말한 task를 맡기는 게 좋을까요? 당연히 후자입니다. 여기서 중요한 건 가족과 여가를 즐기는 팀원이 잘못 됐다고 비난해선 절대 안 된다는 겁니다. 이건 옳고 그름이 아니라 개인의 선택의 문제이기 때문이죠.
더 이상 업무를 편한 사람에게, 잘하는 사람에게만 맡기지 마세요! 우리 팀의 성과를 위해서, 그리고 구성원들이 공정함을 느낄 수 있도록 하기 위해서 3가지 요소를 꼭 고려해 주세요! 중요한 건, 3가지 요소를 적재적소에 쓰려면 평소에 구성원들에 대해 잘 알고 있어야 한다는 겁니다. 지금 바로 구성원 별로 3가지 요소를 써 보세요. 혹시 채우기 어려운 부분이 있다면, 그 부분을 채우기 위해 구성원에게 관심을 더 가져 주시기 바랍니다!
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