여러 사람이 모여 많은 시간을 보내야 하는 회의. 단 5분이라도 빨리 끝난다면, 같은 시간에 더 좋은 결과를 낸다면, 많은 사람의 시간과 에너지 즉, ‘회의 비용’을 절약할 수 있겠죠?
“그런데 그게 말이 쉽지, 가능한가요?”라고 의문을 가지시나요? 그렇다면 우리, 국민 MC로 불리는 ‘유재석’에게서 힌트를 얻어 봅시다.
‘유퀴즈 온더블럭’이라는 TV 프로그램을 아시나요? 2명의 MC가 길거리를 다니면서 일반인들과 만나 대화도 나누고 퀴즈도 맞히는 프로그램인데요. 이걸 보고 있으면 궁금증이 생깁니다. ‘방송도 안 해본 사람들이 이야기를 잘 하네?’, ‘일반인과 토크를 하는데 프로그램이 잘 흘러가네?’라고 말이죠. 그 비결 중 하나는 바로 2명의 MC 중 하나인 ‘유느님’ 즉, 유재석의 진행력 덕분입니다. 무슨 말이냐고요? 지금부터 궁금증을 함께 풀어가 볼까요?
1. 소외되는 사람이 없다
예능 프로그램을 보면 입 뻥끗하지 못하고 방송을 끝내는 게스트들이 종종 있는데요. 유재석이 진행하는 프로그램에서는 다릅니다. 그는 게스트 전체를 보면서 대화에 끼지 못하는 사람은 ‘특별히’ 신경 써서 말을 걸어 주기 때문이죠. “OO씨는 이런 경험 없으세요?”라며 대화에 참여할 수 있는 기회를 줍니다.
회의도 마찬가집니다. ‘저 사람은 왜 회의에 있을까’ 싶게 멍-하거나 한 마디도 하지 않는다 거나 딴짓을 하는 사람들이 있죠. 자신감이 없어서, 회의에 관심이 없어서 등 이유는 다양하겠지만 회의에서 소외된 건 분명합니다. 하지만 회의에서는 모든 사람을 참여시켜 최상을 결과를 만들어 내는 게 매우 중요한데요. “OO님은 어떻게 생각하세요?”, “조금 전 박 과장님 의견에 찬성하시나요?” 등 진행자가 조금만 신경을 쓰면 모두의 참여를 이끌어 낼 수 있습니다. 내가 주관하는 회의에서는 소외된 사람이 없도록 신경 써 보면 어떨까요?
2. 핵심을 간결하게 정리해 준다
여느 진행자와 차별화되는 유재석의 능력은 핵심을 간결하게 정리해 준다는 겁니다. 일반인과 대화를 하는 프로그램이다 보니 중언부언 하며 대화가 다른 길로 새는 경우가 잦습니다. 이럴 때 유재석은 “그러니까 ~~하다는 말씀이시군요.”라면서 상대의 말을 정리해 줍니다. 이렇게 핵심을 정리하는 기법은 상대의 말을 적절하게 끊기에도 좋습니다. 또, 말의 뜻을 제대로 이해해 대화가 원활하게 흘러갈 수 있게 해 주죠.
회의에서 누군가 말을 길게 하거나 중언부언하면 분위기가 어떤가요? 모두의 집중력은 흐트러지고 회의의 논점도 흐려지죠. 이럴 땐 진행자의 역할이 중요합니다. 적절한 시점에 말을 끊고 상대 말의 핵심을 정리해 줘야 합니다. 그래야 다른 사람이 거기에 아이디어를 더하고 의견을 주고 받으며 회의가 제대로 흘러갈 수 있겠죠? 회의의 핵심은 누군가의 설명을 듣는 것이 아니라는 점, 진행자님은 잊으면 안 돼요!
3. 좋은 질문으로 풍부한 대답을 이끌어 낸다
‘유퀴즈 온더블럭’에서 유재석과 함께 MC를 맡은 조세호가 있습니다. 두 MC는 큰 차이가 있습니다. 특히 ‘질문’에서요. 조세호는 대화의 흐름과 관련 없는 질문을 많이 합니다. 드라마 얘기를 하고 있는 중에 “향수는 뭐 쓰세요?”라든가, 주식 얘기를 하는 중에 오디션 얘기를 꺼내는 식이죠. 조세호의 이런 역할을 예능에서는 재미를 주지만 회의에서는 있어서는 안 되는 역할입니다.
그럼 유재석은 어떨까요? 상대의 말에서 힌트를 얻고 더 깊이 있는 질문을 합니다. 상대는 더 많은 정보를 말하게 되어 토크를 풍부하게 만들죠. 회의에서도 유재석처럼 사람들이 최대한 많은 의견과 아이디어를 말하도록 유도하는 게 중요합니다. 그러기 위해선 질문이 꼭 필요하죠. 질문 방법은 여러 가지가 있지만 중요한 건, 첫째 맥락(Context)에 맞는 질문을 해야 한다는 겁니다. 둘째는 상대가 말을 이어 갈 수 있도록 왜(WHY), 어떻게(HOW), 무엇(WHAT) 등을 넣어 질문하는 겁니다. 이렇게 적절한 질문은 상대의 의견을 더 깊이 있게 만들 수도 있고 잘못 흘러가는 회의의 방향을 잡을 수도 있습니다.
회의 시작 전, ‘오늘 회의의 유느님’을 정해서 적어도 위의 3가지 역할을 하도록 지정하는 건 어떨까요? 회의에 참석한 많은 사람들의 시간을 절약해 주고 회의의 질(Quality)을 높일 수 있답니다.
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