“잠깐 회의실로 모입시다!” 상무님의 한 마디에 영문도 모른 채 팀원들은 모입니다. 그런데 상무님 말씀을 듣는 팀원들의 표정은 우울하기만 하네요. 왜 이런 표정을 짓고 있는지 팀원들의 속 마음으로 들어가 볼까요?
‘사장님한테 한 소리 듣고 오시면 하소연 하려고 저희 부르는 것 같아요. 이게 회의도 아니고 왜 모이는 지 모르겠어요.’, ‘저희 의견 물어봐도 제대로 대답을 못 하죠. 어차피 답정너(답은 정해져 있으니 너는 대답만 해)잖아요.’
애증의 존재, 회의
‘회사 생활 중 가장 시간을 비효율적으로 쓰는 일은?’이라는 설문 조사를 하면, 상위권에 빠지지 않고 뽑히는 것이 ‘회의’입니다. 어쩌다가 회의가 직장인들에게 애증의 존재가 된 걸까요?
한 취업포털의 설문 조사에 따르면, ‘회의에 만족하지 않는 이유는?’이란 질문에 ‘상사의 얘기를 듣고만 있는 등 수직적인 회의가 많아서’란 답이 52.7%로 1위, ‘결과 없이 흐지부지 하게 끝날 때가 많아서’란 답이 2위, ‘회의 진행, 구성이 비효율적이어서’가 3위로 나타났습니다. 직장인들은 회의 자체를 싫어하는 게 절대 아닙니다. 회의가 ‘의미 있는’ 시간이라고 느껴지지 않기 때문인 거죠. 그럼 어떻게 해야 효율과 효과, 두 마리 토끼를 모두 잡는 회의를 할 수 있을까요?
회의는 OOOO이 필요할 때만 열어라!
TvN의 ‘놀라운 토요일’이라는 예능 프로그램을 보면 노래를 듣고 가사를 맞추는 게임을 합니다. ‘요즘’ 노래들은 듣기만 해서는 도통 가사가 들리지 않는데, 그걸 정확히 맞추려니 아이돌이 나와도 어려워 합니다. 그런데 처음엔 한 두 단어만 맞추다가 결국엔 정답을 맞추는 경우가 많은데, 그 비결은 뭘까요? ‘나는 이 부분에 침대라는 단어를 들었는데?’, ‘마지막에는 <신나게 보낸다>라고 하더라고요!’, ‘이 노래는 이런 맥락이니까 휴가라는 단어가 맞을 것 같은데?’ 이런 식으로 각자가 들은 것을 교환 하다 보면 어느 새 불가능할 것만 같았던 정답 맞추기가 가능해집니다.
그런데 이게 회의와 무슨 상관이냐고요? 우리 회의도 ‘놀라운 토요일’처럼 ‘집단지성’을 모을 수 있다면 의미 있는 시간이 되지 않을까요?
회의는 여럿이 동시에 한 곳에 모여 이야기하는 것입니다. 혼자서는 하지 못했던 생각, 아이디어를 만들어 낼 수 있는 시간이죠. 그런데 회의에 와서 한 마디도 안 하는 사람이 수두룩 합니다. 그런 사람들이 회의를 의미 있는 시간이라고 여길 리 없죠. 이제부터 회의는 ‘여러 사람’이 필요할 때만! 그들의 중지를 모아 함께 문제를 해결하는 ‘집단지성’이 필요할 때가 아니면 열지 마세요!
그래도 모여서 얘기해야 생산적인 거 아니야?
팀 전체를 위한 공지나 서로의 일을 공유하기 위한 회의도 많습니다. 정기적으로 열리는 부서 회의가 그렇죠. 집단지성이 필요한 것은 아니니 없애야 할까요?
우선, 회의가 열리는 목적과 안건의 기준을 명확히 하는 게 중요합니다. 단순한 정보전달과 공유는 요즘 유행하는 스크럼(scrum) 회의처럼 15분 이내로 간단하게 하거나 e-메일, 게시판 등의 툴로 대체하고요. 현재 안 풀리는 이슈나 다른 사람의 의견이나 노하우를 들어야 하는 이슈만 필요한 사람들이 모여 논의하는 거죠. 그럼 앉아서 먼 산만 멀뚱히 보거나 핸드폰만 만지며 시간을 낭비하는 회의는 확연히 줄어들지 않을까요?
중요한 건, 이렇게 회의를 운영하려면 리더의 결심이 필요하단 겁니다.
구성원들이 임의로 회의를 줄이거나 룰을 바꾸긴 힘드니까요. 회의 시간에 자유로운 의견 교환이 가능하기 위해서도 리더의 결심이 중요합니다. ‘그건 지난 번에도 했던 얘기잖아’, ‘현실성이 없어’, ‘그걸 말이라고 하나?’와 같은 부정적인 언어를 쓰지 않아야 합니다. 리더가 무심하게 뱉은 한 마디 때문에 구성원들은 앞으로 회의에서 입을 절대 열지 말자 다짐할 수도 있다는 사실, 잊지 말아 주세요!
집단지성이 필요한 요즘, 회의는 꼭 필요한 소중한 존재입니다.
회의는 죄가 없어요. 생산성을 잡아먹는 악마가 될지, 생산성을 높이는 천사가 될지, 어떻게 운영하느냐에 달려있겠죠?
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