하루를 보내다 보면 시간이 부족하다고 느끼는 경우가 종종 있을텐데요. 예를 들어 업무를 충분히 끝낼 수 있다고 생각했지만 막상 업무를 시작하면 시간에 쫓겨 제때 업무를 끝내지 못한다거나 미리 생각해뒀던 하루의 일들을 이루지 못하고는 합니다. 그렇다면 이렇게 시간의 부족함을 느끼는 경우가 정말 시간이 부족해서였을지 시간을 효율적으로 사용하지 못해서였는지는 고민해 볼 문제인데요. 계획 수립을 통한 효율적인 시간 관리로 업무의 효율을 200% 끌어올릴 수 있기 때문입니다.
시간은 누구에게나 똑같이 주어지지만 어떻게 활용하냐에 따라 천차만별로 달라지는데요. 계획이란 이러한 시간을 효율적으로 사용하는 수단이며 이를 통해 얻을 수 있는 요소는 아래와 같습니다.
- 목표 달성
목표를 명확히 설정하고 실행 방안을 수립하여 목표 달성 가능성을 높임
- 시간 관리
시간을 효율적으로 배분하고 우선순위를 정하여 시간 낭비를 줄이고 생산성 향상
- 자원 관리
인력, 예산, 장비 등의 필요 자원을 사전에 파악하고 효과적으로 활용
- 위험 관리
목표 달성에 방해되는 위험 요인을 사전에 파악하고 대응 방안 마련
- 동기 부여
목표와 실행 방안 등을 구체화하여 실행 의지 향상
이러한 긍정적인 요소를 얻을 수 있는 계획 수립 및 실행은 아래와 같이 구성 되어있으며 체계적으로 계획을 수립하여야 구멍이 뚫린 빈약한 계획이 아닌 효율적인 계획을 수립할 수 있습니다.
- 목표 설정
달성하고자 하는 목표를 구체적이고 현실적인 범위 안에서 선정
- 우선순위
목표에 도달하기 위한 작업 중 우선순위를 정하여 업무 처리 순서 설정
- 체크리스트 작성
계획에 필요한 세부 내용을 체크리스트로 작성하여 체계적으로 관리
- 조정 및 수정
계획을 수립한 후에도 예상치 못한 일이 생길 수 있으므로 때에 따라 계획을 적절히 조정하여 진행
- 계획 실행
위와 같은 과정을 거쳐도 계획대로 실행하지 않는다면 목표 달성을 이룰 수 없으므로 계획 실행
이렇게 체계적인 과정을 거치지만 계획을 수립하는 사람에 따라 효율적인 계획과 그렇지 못한 계획이 나누어지는데요. 그렇다면 효율적인 계획 수립을 위한 팁은 어떠한 것들이 있을까요.
- 시간대별 일정 작성
계획에 필요한 세부 내용을 정리하면서 각 일들마다 얼마만큼의 시간이 소요되는지가 중요한데요. 소요 시간까지 고려하여 각 활동에 시간을 적절히 분배하여 일정을 작성해야 합니다.
- 계획에 유연성 부여
계획을 실행하다보면 예기치 않은 일이 생길 수 있는데요. 예를 들어 출근하기 위해 일찍 출발하였지만 사고로 길이 막혀 예상보다 늦게 도착했다면 시작부터 계획이 틀어지기 때문에 예상치 못한 사고에 대처할 수 있도록 유연하게 계획을 조정할 수 있도록 해야합니다.
- 시간 측정
효율적인 시간 관리 및 분배를 위해서는 소요 시간을 측정하는 것이 중요합니다. 작업 시간을 측정하여 그만큼의 시간이 소요된 이유를 찾고 처리 시간을 줄일 수 있다면 더욱더 효율적으로 업무를 처리할 수 있을 것입니다.
하루의 시간은 공평하여 모두에게 24시간이 주어지는데요. 주어지는 시간을 효율적으로 활용하여 목표를 달성하고 성공을 이루는 사람이 있는 반면, 시간의 중요성을 놓치고 시간 관리를 제대로 하지 못하여 목표를 이루지 못하는 사람도 있습니다. 평소 사소한 부분에서부터 낭비하던 시간을 계획 수립을 통해 줄이고 원하는 목표를 달성할 수 있기를 응원하겠습니다.
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