직장인에게 이메일은 시공간의 제약 없이 상대방과 소통하고, 많은 양의 정보를 공유할 수 있는 중요한 수단이죠. 하지만 메일을 확인하고, 작성하는 데 지나치게 많은 시간과 에너지를 소비하는 경향이 있는데요. 미국에서 발표한 통계에 따르면 하루에 전 세계에서 1,000억 개의 업무 메일이 만들어지며, 직장인이 이메일을 처리하는 데 주당 13시간을 쓴다고 해요. 따라서 이메일을 작성하고, 관리하는 노하우를 터득할 수 있다면 업무 효율성을 높이는 데 많은 도움이 될 수 있겠죠. 그래서 오늘은 효과적으로 업무 시간을 관리할 수 있는 직장인 이메일 사용 가이드를 소개할게요!
중요한 메일을 놓치지 않고, 빠르게 회신해야 한다는 생각에 수시로 메일함을 확인하는 분들이 계실 거예요. 하지만 이메일 확인을 위해 업무를 멈추었다가 재개하기까지 약 23분의 시간이 낭비되고 있다고 해요. 메일함 창을 켜고, 끄는 몇 초의 시간을 반복적으로 허비하는 것은 물론 진행하던 업무의 흐름이 끊겨 집중력을 되찾는 데에도 많은 시간이 필요하기 때문이죠. 따라서 업무 메일을 확인하는 시간을 정해두고, 그 시간에 맞춰 집중적으로 메일을 처리하는 것이 훨씬 효과적이랍니다.
메일 도착 알림은 꺼 두고, 하루에 세 번 나누어 메일을 확인하는 걸 추천하는데요. 우선 출근 직후 메일을 확인하고, 하루 업무 스케줄을 정리해요. 그리고 점심 시간 후에 오전 시간 동안 쌓였던 메일을 처리하고, 퇴근 전에 메일함을 한 번 더 체크하면 충분하죠. 메일을 보낼 때는 하단에 연락처를 기재하고, 급한 일은 전화 연락 혹은 메신저를 통해 처리하고 있음을 고지하는 것도 좋은 방법이에요. 이렇게 하면 중요한 메일을 놓칠까 하는 불안감을 줄일 수 있고, 상대방도 이메일 답변을 기다리느라 답답해하지 않을 거예요.
구구절절 길고 장황한 메일은 작성하는 데도 많은 시간이 걸리지만 상대방이 읽기도 힘들고, 정확한 답변을 받기도 어려워요. 따라서 메일을 작성할 때 간결하고, 명확하게 내용을 정리하는 것이 중요하죠. 메일 제목에는 보내는 이의 소속, 메일의 목적 및 내용 등을 요약해서 작성해 주세요. (ex. [마케팅팀] 3월 업무 보고서 확인 요청) 또한 메일 본문은 두괄식으로 용건을 먼저 작성하고, 메일을 작성한 목적을 간결하게 덧붙이면 돼요.
또한 첨부파일이 있을 때는 본문에 첨부 파일이 있음을 명시하고, 첨부파일 분량이 방대한 경우 관련 내용을 요약해서 본문에 적어주세요. 파일이 누락되거나 잘못 첨부해 다시 메일을 보내느라 시간을 허비하지 않도록 꼼꼼한 확인은 필수죠. 전달할 내용이 많을 때는 1), 2), 3) 번호를 매겨 소제목을 쓰거나 볼드체로 핵심 내용을 한 눈에 파악할 수 있게 해주는 것도 좋은 방법인데요. 만약 긴 설명이 필요하거나 여러 차례 메일을 주고받아야 하는 사안이라면 미팅을 소집하거나 전화 통화로 대체하는 것이 훨씬 효율적일 수 있답니다.
업무에 직접 연관된 메일 뿐 아니라 CC, BCC에 포함되어 수신하는 메일까지 더해져 많게는 하루에 수십 통의 메일을 받게 되죠. 이렇게 쌓인 메일들을 수시로 삭제하지 않으면 불필요하게 미리보기 텍스트를 읽느라 이메일 하나당 4초를 소비한다고 해요. 따라서 메일을 읽고 난 후 중요한 메일은 보관함으로 옮기고, 나머지 메일은 삭제하는 것을 권장해요. 만약 바로 회신이 어려운 메일이라면 보관함에 저장한 후, 언제까지 회신할지 포스트잇이나 다이어리에 기록해두면 놓치지 않고 메일을 처리할 수 있답니다.
메일을 삭제하는 시간을 줄이려면 수신을 원하지 않는 메일은 수신 동의를 취소하고, 스팸 차단 및 필터링 기능 등을 활용하는 것도 도움이 돼요. 또한 깔끔하고, 편리하게 메일을 관리하겠다는 생각에 메일함 폴더를 세분화하는 분들도 계실 텐데요. 이런 경우 폴더를 만들고, 메일을 일일이 분류하느라 불필요하게 시간을 소비해야 하죠. 시간이 지나 다시 메일을 확인해야 할 때는 검색 기능을 활용하는 것이 시간 절약에 훨씬 도움이 되는데요. 실제로 폴더를 클릭해 메일을 찾는 것보다 키워드로 검색하는 것이 약 9%는 빠르다는 통계도 있답니다.
업무 메일을 잘 쓰는 것도 능력이지만, 효율적으로 잘 관리하는 것 또한 하나의 능력이에요. 빠르게 메일을 처리해야 한다는 강박을 내려놓고, 메일을 체계적으로 관리할 수 있는 자신만의 루틴을 만든다면 부족한 업무 시간을 확보하고, 효율적으로 업무를 처리할 수 있을 거예요 😊
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