직장생활을 하다 보면 계약, 미팅 등으로 인해 외부 사람들과 만나게 될 일이 많은데요. 그때마다 명함 한 장으로 긴 자기소개를 대신하게 되죠. 그래서 명함을 ‘직장인의 얼굴,’ 더 나아가 ‘회사의 얼굴’이라고도 부르곤 해요. 특히 명함 교환 과정에서 자신의 첫인상과 미팅의 분위기가 결정될 수 있기 때문에 명함 예절에 각별히 신경을 써야 하는데요. 하지만 사회초년생의 경우 명함 교환이 낯설고, 경험이 부족해 실수를 할 수 있어요. 그래서 오늘은 직장인이라면 누구나 알고 있어야 할 비즈니스 명함 예절에 대해 한 번 살펴보도록 해요!
미팅 전에는 명함 지갑에 명함을 넣어 깔끔한 상태로 보관하고, 인사와 함께 바로 건넬 수 있도록 미리 준비해 주세요. 단, 정해진 미팅 인원보다 수량을 여유 있게 준비해야 혹시 인원이 추가되어도 당황하지 않겠죠. 명함을 드릴 때는 아랫사람이 윗사람에게 먼저 명함을 건네야 하며, 직장 상사와 미팅에 동행한 경우라면 상급자가 명함을 건넨 후에 이어서 전달해 주시면 돼요. 미팅에 참여한 상대가 더 낮은 직급이라도 상대 회사를 대표해 나온 분이기 때문에 공손한 자세로 일어서서 명함을 건네는 것이 기본예절이랍니다.
명함을 건넬 때는 이름이 가려지지 않도록 하고, 명함을 받은 분이 바로 내용을 확인할 수 있도록 방향을 확인한 후 전달하는 것이 중요해요. 명함은 오른손으로 건네고, 왼손으로 받는 것이 관례인데요. 상대가 상위자일 경우 왼손으로 명함을 받치고, 오른손으로 건네 존중을 표하는 것도 좋은 방법이죠. 그리고 명함을 건넬 때는 가벼운 미소와 함께 목례를 하면서 자신의 이름과 소속, 직급 등을 간략하게 이야기해주면 분위기를 유연하게 풀어내는 데 도움이 된답니다.
명함을 받자마자 제대로 확인도 하지 않고, 바로 주머니에 넣거나 아무 곳에나 두면 상대에게 좋은 인상을 남기기 어렵겠죠. 명함을 받은 후엔 5초 정도 훑어보며 내용을 숙지하고, “OOO 과장님, 감사합니다”와 같이 명함의 이름과 직급을 부르면서 인사를 건네는 것이 예의예요. 미팅 진행 중에는 테이블 한 쪽에 명함을 두고, 직급이나 이름을 수시로 확인하면 실수를 줄일 수 있어요. 또한 미팅이 끝난 후에는 명함을 두고 오는 일이 없도록 명함 지갑에 잘 정리해 넣어주세요.
미팅을 하면서 많은 사람을 만나다 보면 명함이 계속 쌓이게 되고, 누구의 명함인지 구분을 하기 어려워질 수 있어요. 따라서 미팅이 끝난 후에는 상대방의 간략한 특징과 미팅이 진행된 장소, 나누었던 대화 내용을 기입해두면 기억을 상기시키는 데 많은 도움이 되죠. 명함은 무작위로 정리하면 필요할 때 찾기 어려우니 가, 나, 다 순이나 거래처 별로 구분해 정리하는 걸 추천해요. 엑셀을 이용해 주기적으로 명함 내용을 정리해두는 것도 좋은 방법이랍니다.
많은 양의 명함을 모으다 보면 공간도 많이 차지하고, 체계적으로 명함을 정리하기도 어려운데요. 이러한 번거로움을 없애고, 효율적으로 명함을 정리하고 싶다면 명함 관리 앱 ‘리멤버’를 추천해요. 앱을 실행시킨 후 명함을 촬영하면 이름, 회사, 직함, 메일 주소 등의 정보가 정확하게 입력되어 매우 편리하죠. 이름, 회사, 부서, 직책 등의 키워드로 명함 정보를 검색할 수 있으며, 팀 명함첩을 만들어 거래처 명함을 한 곳에 모아 공동으로 관리할 수도 있답니다.
상대도 리멤버 회원일 경우 이직, 승진 등의 정보가 자동 업데이트되며, 전화 수신 시에 발신자의 명함 정보가 자동으로 표시되어 인맥 관리에도 도움이 돼요. 자신의 프로필을 등록해 헤드헌터에게 채용 제안을 받는 등 커리어 관리를 할 수도 있고, 커뮤니티를 통해 동종 업계 사람들과 교류도 가능해 리멤버 앱을 사용하는 직장인들이 점차 많아지는 추세랍니다.
또 다른 명함 관리 앱으로는 전세계적으로 사용하는 ‘캠카드’가 있는데요. 명함 정보를 처리하는 속도가 빠르고, 명함 정보를 팀원들과 공유하는 기능이 활성화되어있어요. 명함 레이더 기능이 있어 주변 사람과 신속하게 명함을 교환할 수 있다는 것도 큰 장점이에요. 명함 정보에 텍스트, 회의록, 계약서 등의 이미지를 저장할 수 있어 업무 효율성을 높이는 데도 도움이 되죠. 다만 ‘리멤버’와 비교했을 때 명함 정보를 인식하는 정확도가 다소 떨어진다는 아쉬움이 있답니다. (*단, 두 앱 모두 일부 서비스는 유료)
명함 전달 예절을 지켜 상대에게 좋은 인상을 심어주는 것만으로도 사회초년생의 미팅은 절반 이상 성공했다 해도 과언이 아니죠. 오늘 알려드린 정보를 통해 명함 예절을 충분히 익히고, 자신만의 명함 관리 노하우도 차근차근 쌓아가다 보면 누구에게나 인정받는 에이스 직장인으로 거듭나는 날도 곧 다가올 거예요!
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