신입사원들 주목! 쉬운 이메일 작성 방법
공채 시즌도 마무리될 타이밍! 이제 막 입사한 신입사원은 하나를 하더라도 떨리기 마련이죠. 그리고 바로 업무에 들어가면 가장 먼저 만나게 되는 것이 바로 이메일인데요. 어떻게 시작해야 할지, 어떤 표현이 자연스러운지 헷갈리곤 합니다.
그래서 준비한 '회사 이메일 작성 방법 TIP' 어렵지 않도록 핵심만 정리해 알려드릴 테니 참고해 보세요!
1. 이메일 작성 가이드 – 제목
이메일의 제목은 내용을 한눈에 파악할 수 있도록 간결하고 명확하게 작성해야 하는데요. [대괄호] 안에 소속명 및 이름을 작성합니다. 그 뒤에 메일의 용건을 명확히 보여줘야하며, 내용은 20자 이내로 간결하게 작성하는 것을 추천합니다.
예시) [마케팅부] 000의 건 변경 사항 (날짜)
긴급하거나 중요한 건이라면 제목부터 명시해 빠르게 확인할 수 있어야하죠.
2. 이메일 작성 가이드 – 본문
이메일 본문은 간단한 인사말과 자기소개로 시작하는 것이 좋습니다. 그다음에는 이메일을 보내는 목적을 분명히 밝히고, 필요한 내용을 두괄식으로 정리해 전달해야 상대방이 이해하기 쉬운데요.
특히 정보를 요청하는 이메일이라면, 원하는 정보와 요청사항을 구체적으로, 그리고 언제까지 필요한지 정확히 적어야 원활한 커뮤니케이션이 가능합니다.
3. 이메일 작성 가이드 – 마무리
이메일의 끝맺음으로는 '감사합니다', '고맙습니다'와 같은 감사 인사를 적는 것이 좋습니다. 상대방의 반응이나 행동을 효과적으로 이끌 수 있기 때문인데요. 추가로 자신의 이름과 연락처를 명시하여 적는 것이 일반적입니다.
예시) 감사합니다. 000드림
마케팅부 / 010-0000-0000 / @이메일
4. 이메일 내 첨부파일
메일에 파일을 첨부할 때는 상대방이 한눈에 알아볼 수 있도록 파일명을 정리하는 것이 좋은데요. 일반적으로는 '작성일_회사명_이름_제목' 순으로 파일명을 작성하는 방식을 사용합니다.
이처럼 파일명을 통일해두면 업무 진행 내역을 체계적으로 관리할 수 있고, 나중에 관련 파일을 다시 찾아야 할 때도 훨씬 수월합니다.
5. 이메일 용어 정리
회사 이메일에서는 자주 쓰이는 용어들이 있는데요.
- Cc(참조) : 내용을 함께 공유하고 싶은 사람을 추가할 때 사용합니다.
- Bcc(숨은 참조) : 다른 수신자에게 표시되지 않게 메일을 보낼 때 사용합니다.
Re는 답장을 보낼 때, Fw는 메일을 전달할 때 자동으로 붙는 말인데요. 제목에 표시되니 메일의 흐름을 파악할 때 도움이 됩니다. 또한 회신은 메일을 받는 사람에게 답장을 보낼 때 사용하는데요. ‘회신’만 누르면 보낸 사람에게만, ‘전체 회신’은 참조된 모든 사람에게 답장이 가죠.
회사 이메일! 처음엔 어렵고 낯설 수 있지만 기본적인 원칙과 예절만 익혀두면 누구나 쉽게 잘 쓸 수 있습니다. 메일 제목부터 본문 구성, 첨부파일 정리, 자주 쓰이는 용어까지 하나하나 익숙해질 날이 올 거예요.
사소해 보여도 이메일 하나가 나의 업무 능력과 커뮤니케이션 센스를 보여주는 수단이 된다는 점, 잊지 마세요!